Muller, Samuel - Feith, Johann Adrian - Fruin, Robert: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve (Budapest, 2019)
S. MULLER, J. A. FEITH, R. FRUIN: A levéltári rendszerezés és iratleírás kézikönyve - II. fejezet. A levéltári iratok rendszerezése [Lásd a IV. fejezetben írottakat is!]
önmagában senkit sem kényszeríthet arra, hogy más iratokkal rendezze egy sorozatba. 8 A gyakorlatban talán nem olyan nagy a különbség, mint azt a különféle megfogalmazások alapján gondolnánk. Amíg ugyanis az elfogadott változat előterjesztője azt mondta: főként azért ragaszkodik annyira ahhoz, hogy a hivatal szervezetét tekintsük vezérfonalnak, mert szeretné, ha szabadon kijavíthatná azokat a hibákat, amelyeket a tapasztalatlan ügyintézők okoztak a fond felépítésében azáltal, hogy eltértek a hivatali szervezettől, vitapartnere abból az általa képviselt interpretációból kiindulva, hogy a fond váza olyan, mint egy állati csontváz, körülbelül így világította meg saját elképzelését: a levéltáros úgy dolgozik a fonddal, mint egy paleontológus egy ősvilági állat csontjaival, vagyis megpróbálja a csontokból újra összeállítani az állat csontvázát. Ha pedig képet akar kapni arról az állatról, amelynek csontvázát összeállította, akkor nagyon alaposan meg fogja vizsgálni a test általános felépítését és a csontok formáját, de nem vesz számításba olyan véletlenszerű körülményeket, mint például az, hogy egy törés következtében elgörbült az állat lába vagy hiányzik egy bordája. Éppen így a levéltáros is, miután rekonstruálta a fond eredeti állapotát, kijavíthatja a kisebb felépítésbeli hibákat, amelyek megnehezítenék a fond használatát és amelyek az egymást követő ügyintézők gondatlanságának tulajdoníthatók. Ezt azonban csak a következő két feltétellel teheti meg: 1.: a levéltáros győződjön meg arról, hogy nem keletkeznek újabb hibák az áthelyezés miatt, 2.: a levéltáros legyen teljesen biztos abban, hogy nincs semmi oka az irat látszólag hibás elhelyezésének. A paleontológus is csak akkor javíthat ki bármit, ha a javítás által magának az organizmusnak a természetét állítja helyre. Lásd erről a 18. paragrafust. A levéltáros más tekintetben is hasonlít a paleontológusra. Mindketten csak egy bizonyos állapotát tudják visszaadni az általuk rekonstruált organizmusnak, miközben az organizmus állapota élete során újra meg újra megváltozott. Ha tehát az egymást követő ügyintézők időnként nem pontosan ugyanazt a szerkezeti szisztémát követték, akkor a levéltáros, aki csak egyetlen meghatározott szerkezetet tud visszaadni az általa készített leltárban, kiigazíthatja az eltéréseket. Ezért hasznos lehet, ha az ugyanarra a tárgyra vonatkozó, de különböző időben keletkezett, különálló iratokat egy leltári szám alatt gyűjtjük össze. Az az ügyintéző, aki elkülönítve kezelt egy újabban keletkezett iratot, kétségkívül az elődje által egykor ugyancsak elkülönítve kezelt irat mellett helyezte volna el az új dokumentumot, ha tudott volna a régebbi létezéséről. Lásd err ől a 31. paragrafust. 114 8De természetesen sorozatnak kell tekinteni egyetlen kötetet is, amelyet arra szántak, hogy egy sorozat első darabja legyen, de valamilyen véletlen következtében folytatás nélkül maradt, például azért, mert a hivatalt vagy bizottságot feloszlatták, még mielőtt betelt volna a kötet.
