Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

az azonos jellegű, egymásnak mellérendelt szervek iratait kell besorolni. A fondcsoportokat (levéltárakat) és az alcsoportokat az említett számkeretek választják el egymástól. 2/ A fondok felsorolását - a rendelkezésre álló irodalom alaján - a VI. főcsoporttal kezdjük, ahol az 1986. évi utasítás értelmében a kapitalista korban keletkezett, de legkésőbb 1950-ben megszűnt közigazgatási szervek iratait nem választottuk ketté, hanem azok teljes egészében e főcsoportban szerepelnek. A XVI., XXI., XXII. főcsoport esetében az 1962-es "Szerkesztési alapelvek", a XXIX.-nél és a XXX.-nál az 1978-as módosítás listáira támaszkodtunk, a XXIII., XXIV. főcsoport esetében pedig az Új Magyar Központi Levéltárban folyó legújabb szervtörténeti kutatások eredményeit használtuk fel. Valamennyi főcsoport esetében figyelembe vettük a szaklevéltárak illetékességét. A VI. főcsoportból hiányoznak a hadügyi igazgatás iratai, melyek a Hadtörténelmi Levéltár gyűjtőkörébe tartoznak, a XXIV. főcsoportban nem szerepelnek a Központi Statisztikai Hivatal területi igazgatóságai, a Vízügyi Igazgatóságak és jogelődjeik, a hadügyi igazgatás szervei, és hiányoznak a vonatkozó intézetek, testületek, egyesületek, vállalatok iratai is. A XXVIII. főcsoportból a koalíciós pártok, az MDP, az MSZMP szervezetei, az ifjúsági politikai szervezetek iratai, valamint a XXVI. főcsoportból a napilapok megyei szerkesztőségeinek iratai a pártarchívumokhoz tartoznak. A területi és ágazati szakszervezetek iratait a Szakszervezetek Központi Levéltára fOndjaihoz kell sorolni, azonban a különféle hivatalok, intézmények, vállalatok párt- és szakszervezeti bizottságainak iratai eredeti fondjaikban maradnak. A "Gyűjtemények" két főcsoportjába (XV. és XXXII.) a szervetlen gyűjtemények sorolandók. Itt helyezhetők el azok a különlegesen értékes iratféleségek, (pl. oklevelek), melyeket korábban kiemeltek eredeti helyükről, és azokat tárgy vagy időrend szerint*csoportosítva külön kezelik. Régi hagyományokra vezethető vissza a tervek és térképek külön kezelése is, ami részben azok különleges értékével, részben eltérő alakjukkal magyarázható. Sokszor kerülnek a levéltárba - vásárlás, ajándékozás vagy egyéb úton - a regisztratúra-jellegű fondoktói eltérő irategyüttesek, és végül a gyűjtemények közé helyezendők a nem hagyományos iratféleségek: a mikrofilmek, hangszalagok, fotók, mágneses adathordozók stb. Azokat a gyűjteményeket, amelyek egyegy levéltáron belül jöttek létre, illetőleg egy fondcsoporthoz kapcsolódnak, a vonatkozó számkeretben, azok végén kell elhelyezni (pl. egyesületi alapszabályok, községi szabályrendeletek a törvényhatósági levéltárakban, vállalati, szövetkezeti mérlegbeszámolók a XXIX. illetőleg XXX. főcsoportokban) . Példatárunkban a XXXII. főcsoport végén megemlítjük a levéltári adattárat, ahová - megfelelő selejtezés és válogatás után - a saját iratanyagról készült reprodukciók, másolatok, feltáró cédulák, előadások szövegei, kiadványok kéziratai stb. sorolhatók. Az adattárba és nem a levéltár fondjai közé célszerű elhelyezni a falu- és városkrónikákat, az oktatást, közművelődést szolgáló tematikus összeállításokat is. Üszeállításunk elsősorban a megyei levéltárak iratanyagát veszi figyelembe, értelemszerűen alkalmazható azonban Budapest Főváros Levéltárában is, ahol eleve nagyobb számkereteket kell meghatározni.