Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

III. Krónika

szövetkezeti szervek részére egy új betűjel (N) bevezetése, fondjaink rendszerét egyrészt összhangba hozták az országos gyakorlattal, másrészt e csoportosítást áttekinthetőbbé, logikusabbá tették. A levéltárunkban levő iratanyag nagyobb egységeiről (fondok, állagok) számot adó alapszintű, szintetikus módszerű segédletek mellett természetesen nagy súlyt helyeztünk a levéltáros tájékozódása és a kutató tájékoztatása szempontjából egyaránt fontos középszintű leltárak, mindenekelőtt a raktári jegyzékek összeállítására is. Három év alatt 2600 fm irathoz készült raktári jegyzék, s ezzel az UMKL-ben őrzött iratok mintegy 90%-a raktári jegyzékkel ellátott. A fennmaradó mintegy 1300 fm iratot az utóbbi két-három évben vettük át, s csak rendezésük és selejtezésük után készülhet el az iratanyagot tükröző segédlet. A raktári jegyzék továbbfejlesztett, és a kutatók részére sokszorosított formában közzétett fajtája a repertórium. E segédletfajtából eddig egy jelent meg 1985-ben: Pető Ivánnak az Ipari Minisztérium 1945-1950 közötti iratait ismertető munkája. Ezen túl további mintegy 600 fm-ről készült el a repertórium, melyek közzétételét is tervezzük. Itt kell megjegyezni, hogy míg a gyűjtőterület felügyeletével, az iratbeszállításokkal, valamint a belső levéltári munkákkal kapcsolatos teendőket a három gyűjteményi osztály munkatársai (18-20 főfoglalkozású és 10-12 nyugdíjas dolgozó) látták el, addig a fond- és állagjegyzékkel kapcsolatos szakmai vitákba, valamint a repertóriumkészítés problémáinak tisztázásába a Módszertani Osztály munkatársai is bekapcsolódtak. Az említett segédletek mellett évek óta folyik a külképviseletek iratainak tematikai cédulák (tárgymutató) formájában való feldolgozása is. Az elmúlt három évben mintegy 12 fm iratról 18500 db tematikai cédula készült el. Végül a segédletkészítésről szólva nem hagyhatjuk említés nélkül, hogy 1987-ben a számítástechnika levéltári alkalmazása éppen egyes segédletfajták számítógépes feldolgozásával kezdődött el. Az év második felében elkészült az UMKL fond- és állagjegyzékét, illetve tervezési statisztikai segédletét feldolgozó rendszerterv, az adatbázis kezeléséhez szükséges program, majd megtörtént az adatbázis feltöltése, azaz levéltári anyagunk alapvető nyilvántartási adatainak gépre vitele. 1988 elején folyik az adatállomány ellenőrzése, és részben az adatbeviteli hibák korrigálása, részben pedig az időközben a levéltári anyag mennyiségében és egyéb adataiban bekövetkezett módosulások átvezetése. így a számítógépes nyilvántartás egyrészt máris tényleges és hathatós segítséget nyújt a fond- és állagjegyzék elkészítéséhez, másrészt a továbbiakban segíti, hogy az egyes referenciák, az egyes osztályok, illetve az egész levéltár iratanyagáról megbízható és naprakész nyilvántartás álljon rendelkezésünkre, amely egyben lehetővé teszi a színvonalasabb adatszolgáltatást és információs tevékenységet is. Említhetjük még, hogy megkezdődött a külképviseleti iratok említett tematikai céduláinak számítógépre vitele is. Ezt a munkát egyben módszertani kísérletnek is szánjuk a számítógépes tematikus feltárással kapcsolatos kérdések megvizsgálására. 1988 elején a Művelődési Minisztérium Levéltári Osztályától megbízást kaptunk az általános és szaklevéltárak éves statisztikai adatszolgáltatásának számítógépes feldolgozására. Január folyamán elkészült a rendszerterv és az adatbáziskezelő program-csomag, és jelenleg (1988. február) folyik a beérkezett statisztikai jelentések betáplálása.