Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

III. Krónika

négy-öt évenként ezek iratkezelését és irattárait is ellenőrizzük, sőt eseti elbírálás alapján ezektől is veszünk át iratokat. (A szervek levéltári értékhatárával, illetve az értékhatár alá sorolt szervek tekintetében követendő gyakorlattal ezévben behatóbban foglalkozunk. Lehetséges, hogy ennek eredményeként a III. kategóriába sorolt szervekre még kisebb figyelmet fordítunk. ) Anélkül, hogy a kérdés részletesebb kifejtésére itt vállalkoznék, röviden csak arra utalok, hogy az értékhatár alá sorolás radikálisabb érvényesítését a szervek súlyának, jelentőségének állandó változása, a történeti érték körvonalazásának nehézségei teszik lehetetlenné. Ezért tehát a szervek besorolását jelenleg úgy igyekszünk érvényesíteni, hogy közben figyelemmel kísérhessük mindazt, ami a jogszabályok által körvonalazott illetékességi területünkön történik, s felkészültek legyünk arra, hogy időben reagálhassunk az ott végbemenő folyamatokra. A fenti szempontok és megfontolások alapján 1987-ben végülis a 829 szervből 143 szervet (17%) soroltunk az I., 295-öt (36%) a II. és 391 szervet (47%) a III. kategóriába. Gyűjtőterületünkön az intenzív jelenlétet az alábbi adatok jellemzik: a tárgyalt három év alatt 360 esetben végeztünk komplex nagyellenőrzést, további mintegy 700 esetben kerestük fel a szerveket iratselejtezés ellenőrzése, iratbeszállítás előkészítése, módszertani tanácsadás stb. céljából, és végül mintegy 300 szerv új iratkezelési szabályzatát és irattári tervét véleményeztük, ami nem egy esetben alapos szakmai tanácsadást, olykor kemény vitákat, többszöri levélváltást is jelentett. A gyűjtőterületünkön szerzett tapasztalatainkról, a különböző ágazatok, illetve szervtípusok iratkezelésének helyzetéről, jellemző vonásairól rendszeresen számot adunk éves munkajelentéseinkben. Ezek a beszámolók kudarcról és eredményről egyaránt számot adnak. Előfordult például jóvátehetetlen iratpusztítás, és megesik, hogy egyes vállalatoknál az Ipari Minisztérium segítségét igénybe véve sem tudunk érdemleges előrehaladást elérni. Gyűjtőterületi munkánkat mégis alapvetően eredményesnek ítélhetjük. Ebben szerepe van annak is, hogy nálunk a szervlátogatásokat kizárólag levéltárosok végzik, akik egyenrangú tárgyalópartnerei tudnak lenni a szervek illetékes vezetőinek. Munkatársaink felkészültsége és lelkiismeretes munkája mellett azonban van még egy fontos tényező, amely segíti munkánk eredményességét: Az Új Magyar Központi Levéltár immár tíz éve abban a helyzetben van, hogy a történeti értékűnek ítélt iratokat folyamatosan át tudja venni. Nemcsak igényeket támasztunk tehát a szervekkel szemben, hanem - a levéltári tvr.-ben megfogalmazott elvek szerint - segítünk is gondjaik megoldásában. Tapasztalataink szerint ez az egyik leghatásosabb érv. x Az iratbeszállítás üteme - a korábbi évek 1200-1600 fm-es kontingenseihez képest - valamelyest csökkent, de még mindig igen jelentős: 1985-ben 1040, 1986-ban 758, 1987-ben pedig 985 fm iratot vettünk át. A három év alatt tehát összesen 2783 fm-t. Az átvétel ütemének csökkenése természetes tendencia. Az évtized elején "diktált" tempót az akkor mintegy 15000 fm-re becsült iratátvételi hátralék indokolta, ami azonban napjainkra már jelentősen (mintegy két-háromezer fm-re) csökkent. Az átvétel ütemének lassulásában azonban közrejátszott az épület átadásának, a kollégium kiköltözésének