Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

Ezeken túlmenően azonban léteznek csak egyszer összeállított vagy évente ismételten elkészített nyilvántartások is, melyek viszont, mind formai, mind tartalmi szempontból hasonlítanak két másik iratfajtára. Az egyik ilyen "iratfajta" kimutatások csoportja, amelyek számadatokkal, táblázatokkal vagy más módon, de a szöveges jelentéseknél tömörebben közlik a kért adatokat. A kimutatásokat azonban mindig valamely felettes vagy mellérendelt szerv kéri - s nem jogszabály írja elő -, tehát a jelentések egyik formájának vagy mellékletének tekinthetjük azokat. A szakigazgatási szervek általában csatolják a készítésüket elrendelő körlevélhez, utasításhoz. (Persze az már más kérdés, hogy ilyen - az esetek jelentős részében történeti értéket képviselő - iratok mellékleteiként szereplő kimutatások számos esetben hiányoznak az iktatott alapiratok mellől.) A nyilvántartásoktól nehezen elhatárolható irattípusok a statisztikai adatszolgáltató lapok is, amelyek címében - különösen az 50-es években előfordulhatott maga a "nyilvántartás" kifejezés is, bár ezzel fordítva is találkozhattunk. Ezek alapját számos esetben maguk a nyilvántartások képezték, melyek primer forrásoknak tekinthetők. Olykor ezek kettős funkciót töltöttek be: egyrészt statisztikai célokat szolgáltak, másrészt fontos szerepük volt a szerv belső információrendszerében is (pl. nyilvántartás a kiutalt lakásokról). A vizsgálódások során egyéb problémák is felvetődtek. Az ide vonatkozó jogszabályokból ugyanis csak azt lehetett megállapítani, hogy a nyilvántartások vezetését mikor rendelték el, de hogy azokat meddig kellett vezetni, arról alig akadnak hiteles források. A jogszabályok által eltörölt nyilvántartások esetében az újabb szabályozás nem minden esetben szűntette meg a régiek teljes adattartalmát. A szervellenőrzések, majd a begyűjtések előkészítései során fontosak lennének ezek az információk is, hiszen a levéltárosok csak ezek ismeretében tudnák megállapítani, hogy egy-egy értékesebb nyilvántartást mettól-meddig keressenek. Az eddig felvetett gondolatok és problémák figyelembevételével, illetve a nyilvántartások körének szűkítése után készült el egy végleges jegyzék a tanácsi nyilvántartásokról, amelyeket - minősítésük során - három csoportba soroltunk: - az elsőbe azokat, amelyek érdemi adatot nem tartalmaznak, tehát selejtezhetek; - a második csoportba a megőrizhetők kerültek, amelyeknek adatai fontosak ugyan, de elméletileg másutt is megtalálhatók (pl. egy részletesebb nyilvántartásban), vagy nem érdemi információkat adnak elsősorban, hanem csak színesíthetik azt a területet, amelyről készültek, tehát megőrzésük mérlegelendő; - a hármaik csoportot a mindenképpen megőrzendő, vagyis a mai ismereteink szerint egyértelműen történeti értékű nyilvántartások képezik. (A közölt jegyzékbe - helyszűke miatt - csak a megőrizhető és a megőrzendő nyilvántartások kerültek be, a selejtezhetók listája a Módszertani Osztályon található meg.) Ezt követően a levéltári megőrzésre érdemesnek tartott nyilvántartásokról egy olyan tematikus lista készült, amely a több tanácsi szinten is vezetett nyilvántartások tükröződését kívánta kiküszöbölni. Ennek során azt mérlegeltük, hogy ezeket hol, milyen tanácsi szinten érdemes megőrizni, hol