Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)
I. Levéltári kérdések
Alapító rendelkezés : Általában törvény, tvr. vagy rendelet. Igen fontos az adatok: időpontok és jogszabályok pontos kijegyzése. Ide kell kiírnunk az esetleges újjászervezés adatait is. Mellette feltűntetjük a rendeletszámot és adatforrást. Problémát okozhat, hogy bizonyos rendelkezések nem realizálódtak, vagy a szerv nem a rendeletben megadott néven alakult meg. Fontos tehát a valódi megalakulást megelőző jogszabályt kiírni. Főhatóság : Hogy a létrehozott szervnek mi a főhatósága, általában kitűnik a rendelet szövegéből. Szükséges a közvetlen felügyeleti szerv nevének ós a főhatóság nevének kiírása is. Rendeletszámot és adatforrást itt is feltűntetünk. Jogelőd : A jogszabály olykor erre is utal, ha egyáltalán volt (rendeletszám, adatforrás). Feladatkör : Általában a szervet létrehozó jogszabály megmondja az erre a kérdésre adandó választ. Ha a jogszabályban a feladatok leírása egészen ügykörig lemenőén részletezett, csak a főbb feladatcsoportokat írjuk le. Megfogalmazásnál fontos a tömörség, a szerzők mérlegeljenek önállóan, bizonytalanság esetén azonban inkább többet, mint kevesebbet hozzanak a jogszabályból. Szervezet : A szervezetre általában nem a létrehozó jogszabály utal. Megesik, hogy a tárcaértesítő sem közli - terjedelmére való tekintettel. Ilyenkor - ha a szerv fontos szerepet töltött be, feltétlenül nézzünk utána a levéltári anyagban. A levéltári anyag ismertetésénél hasonló tömörségre törekedjünk. A jogszabályt, levéltári jelzetet, adatforrást természetesen itt is feltűntetjük. (Az egyes szervezeti egységek felsorolásnál, de csak itt, a következő rövidítéseket alkalmazzuk: főosztály = főo., osztály = o., csoport = cs., előadó = ea.) Változás : Itt a változást hozó rendeletek időrendben való felsorolására törekedjünk, annak mindig pontos megjelölésével, hogy rendelet főhatóságban, szervezetben, feladatkörben hozott-e újat vagy mást. Ha a rendeletben a szervezeti és feladatkörbeli változások felsorolása egybefonódik - ami gyakran megesik - a szervezet és feladatkör együttes ismertetése a legcélszerűbb. Ez azonban csak a változásokra érvényes. Megszűntetés időpontja : Itt ugyanazok a szempontok érvényesek, mint az alapításnál (jogszabály, adatforrás). Működés beszüntetésének formája : pl. összevonás, beolvadás, felszámolás (jogszabály, adatforrás). Jogutód szerv : A megszüntető jogszabály általában utal rá. Gyakran az egész ágazat anyagának ismeretében kikövetkeztethető. Ha nincs rá jogszabály, de ismerjük a jogutódot, akkor feltételesen jelezzük. Végezetül a szócikk végén tüntessük fel, hogy a szerv 1970. dec. 31. után is működött-e. ( Főhatóságoknál, országos hatáskörű szerveknél nem hagyhatunk megválaszolatlan kérdést. Itt egyéb fentebb említett forrásokat is igénybe kell vennünk. Ezen kívül használhatjuk saját szervnyilvántartásunkat, a minisztériumban készült összeállításokat is. Azt, hogy mely esetekben, milyen mélységig szükséges az adatokat felkutatni, esetenkénti elbírálást igényel. 2. Célszerű az ágazaton belül az alá-fölérendeltségi viszonyok, kronológiai összefüggések, jogelőd-jogutód megállapításához az egész ágazati anyagot összefüggéseiben is, esetleg organogrammok formájában felvázolni, mi-
