Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

szerkezeti képe, mely adatok feltárása, az összefüggések megismerése mindennapi munkájukhoz is közvetlen segítséget nyújtott. Mint a kötet főszerkesztője nap, mint nap tapasztaltam-az állandó érdeklődést, az addig nem látott probléma-érzékenységet, az őszinte együttműködési készséget. A szócikkek megírásának módszeréről munkautasítások készültek, előírtuk a szerkezeti felépítést, közreadtunk bibliográfiát, rövidítésjegyzéket, nyelvhelyességi útmutatót. Mintaszócikkekkel is igyekeztünk a szócikkírást segíteni. A több, mint egy évig tartó munka során azonban így is számos probléma adódott, olyan problémák is, melyeket az egyes rész-anyagokat feldolgozó munkatársak nem is tudhattak megoldani, ahhoz az egész anyag áttekintése kellett. Egyes ágazatokhoz tartozó szócikkek megírásába más levéltárak is bekapcsolódtak. Sok segítséget nyújtott például a Hadtörténeti Levéltár, ahol saját iratanyagukra (és természetesen az előírt jogszabályi anyagra) támaszkodva kitűnő szócikkek készültek. A hosszas előkészítés, a folyamatos tanácsadás, bizonyos előírások elkészülte és közreadása után is maradtak jócskán menetközben megoldandó kérdések. Hogy egy jogszabályt milyen részletességgel kell kijegyzetelni, abból mennyit idézzünk, ezt nehéz lett volna előírni. Kimondtuk például, hogy a legfontosabb, alapvető információkat hordozó jogszabályokkal dolgozzunk, de a fontosság megítélésében mindig vannak szubjektív tényezők. Leszögeztük, hogy tömören, csak a leglényegesebb, az adatlap kérdéseire válaszoló momentumokat kiemelve fogalmazzunk. Ugyanakkor sokszor úgy éreztük, jobb lenne, ha kevésbé lenne tömör a fogalmazás. Felhívtuk a figyelmet a múlt és jelen idő helyes és következetes használatára, de itt is voltak extrém esetek, ahol nehéz volt az egyértelmű döntés. Egy ma is működő szervről például nem írhatunk ugyanúgy múlt időben, mint egy megszűntről, az uniformizálás ez esetben rontotta a stílust. Sok nehézséget okozott az is, hogy a szerkesztők sok részletkérdés megoldásában nem voltak előrelátók. Esetenként menetközben változtak bizonyos követelmények, ami a szerzőktől néhány esetben plusz munkát követelt. Csak a munka során tisztázódott például véglegesen a jogszabályokra való hivatkozás módszere, így a szerkesztés később maga volt kénytelen azt egységesíteni, oly módon, hogy a zárójeles hivatkozásban ne csak a közlöny számára, hanem a megjelenés dátumára is kapjunk adatot. Miután kialakítottuk a megjelenés dátumára való hivatkozás gyakorlatát, a munkatársakkal folytatott megbeszélések során nyilvánvalóvá vált, hogy viszont a hatálybalépés időpontjának feltüntetése, mivel az legtöbbször a megjelenés napjával azonos, felesleges kívánalom, és csak akkor szükséges, ha a két dátum között jelentősebb eltérés mutatkozik. (A megjelenés dátumának feltüntetése azért szükséges, hogy az olvasónak tájékoztatást adjon az illető szerv történetében bekövetkezett változás legalább körülbelüli időpontjáról, ami tekintettel a változások gyakori voltára, egyáltalán nem lényegtelen .) A szócikkek elkészültük után kiadói szerkesztőhöz kerültek, ami gyakorlatlanságunkból adódó lépéshiba volt, hiszen a tartalmi szerkesztés mozzanata ilymódon kimaradt, és ehhez csak a kiadói szerkesztő nyelvhelyességi, stiláris javításai után láttunk hozzá. A szócikkek tartalmi ellenőrzését a szerkesztőbizottság elnöke, Vörös Károly végezte, aki esetenként a szerzőkkel személyes megbeszéléseket folytatott, sőt ellátott lektori (előlektori) feladatot is. A kézirat - ahogy ez várható volt - 100 íves