Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

filmjegyzéket készít, mely pontosan tartalmazza az adott filmtekercsen levő levéltári anyag adatait továbbá, hogy mely oldallal kezdődik, illetve végződik. Ezen túl ún. pótlásjegyzéket készít a hibás, tehát megismétlendő filmkockákról (túl sötét vagy túl világos a filmkocka, lemaradt az irat egy része stb.), valamint a hiányzó iratöldalakról. Az ellenőrzéskor készített pótlásjegyzék alapján kell a levéltári anyagból kiemelni a pótfelvételekhez szükséges lapokat, oldalakat. A felvételező minden utasítást megkap a pótés kiegészítő felvételek készítéséhez a kiemelt iratokkal együtt: melyik tekercshez tartozik, mely tábla, címcédula felvételezendő a pótfelvételek elé. A nem egy tekercshez tartozó pótfelvételek között néhány üres kockát kell kihagyni, lehetővé téve ezzel a vágást. A pótlást előhívás után a pótlásjegyzékkel egybevetve ellenőrizzük, hibátlanság esetén a megfelelő tekercs végéhez hozzáragasztjuk. (Eltérés esetén a pótlást meg kell ismételni.) Ezzel elkészült az archív negatív mikrofilm, az eredeti iratanyagot visszaadjuk a gyűjteményi osztálynak, a negatív filmről pedig filmmásolatot készítünk. Miután a negatív film másolatát ezüsthalogén alapú filmre végezzük, előhívás után a másolat pozitív lesz, azaz világos alapon fekete szöveg. A negatív mikrofilm úgy tölti be a továbbiakban a biztonsági film szerepét, hogy azt használni nem engedjük, és az eredeti anyagtól elkülönítve a Magyar Országos Levéltár esztergomi mikrofilm-raktárában tároljuk. A filmek elhelyezésére azután kerül sor, ha egy-egy fond, illetve állag vagy állagrész felvételezése befejeződött, és a fent ismertetett valamennyi további munkafolyamat lezárult, megtörtént a film álíománybavétele (leltározása), és így valóban archiválásra érett. A pozitív filmmásolatok (a filmjegyzékekkel együtt) a gyűjteményi osztályokra kerülnek. Ezek adott esetben kiadhatók a kutató részére, tehát állománykímélő funkciót tölthetnek be. Az elkészült mikrofilmeket fondjegyzékünkben a XXXII. fondfőcsoportban a gyűjtemények között tartjuk nyilván "Z" tematikus jellel különböztetve meg a hagyományos levéltári anyagoktól. A mikrofilmtároló dobozokon az eredeti iratanyag levéltári jelzetét és a filmtári törzsszámot egyaránt feltűntetjük. x A levéltár gyűjteményi osztályai számára a mikrofilmműhely ellátása felvételezésre előkészített irtanyaggal több okból is nagy feladatot jelentett és jelent ma is. Mindenekelőtt azért, mert létszámfejlesztés nélkül az éppen betöltetlenül levő üres állások terhére alkalmazott nyugdíjasok segítségével kellett megoldani, másrészt mert a munka kezdetén már évek óta 1000-1300 fm között volt az évente beszállított iratanyag. Ismerve az iratképzőknél uralkodó állapotokat, nem nehéz belátni, hogy ennek birtokbavétele, a gyűjteménybe való beillesztése önmagában is gondot jelent. Ez a beszállítási ütem az utóbbi években is alig mérséklődött (700-1000 fm). Végül sok nehézség adódik a közelmúlt iratanyagának sajátosságaiból is. Ez utóbbi problémák röviden az alábbiakban foglalhatók össze: 1/ Mindenekelőtt nehéz meghatározni, hogy melyek azok a fondók vagy állagok, amelyek egészükben vitathatatlanul olyan történeti értéket képviselnek, hogy filmezésük feltétlenül indokolt. Közismert, hogy a történeti érték meghatározása - a nyilvánvalóan csak ügyviteli értéket képviselő iratok körét le-