Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

eredményeként sokszor módosítunk is eredeti elképzeléseinken. A konzultációt követően is történeti értékűnek minősített terveknél mikrofilmre vétel esetén is ragaszkodtunk az eredeti tervek megőrzéséhez. Ezen a téren mielőbb egyértelmű jogi szabályozásra lenne szükség. Eddig ez csak a pénzügyi iratok vonatkozásában történt meg. A már említett 4/1982. PM sz. rendelet szerint ugyanis, amennyiben mérleg mellékleteit teljeskörűen mikrofilmre veszik, akkor a mellékletek a mérleg elfogadását követően megsemmisíthetők. A vállalatok jelentős része már rendelkezik számítóközponttal. Eddig azonban egyetlen szabályzatban még csak utalás sem szerepel a számítástechnikai adathordozók kezelésére, archiválására. A múlt évben készített Paksi Atomerőmű szabályzatából ez a rész a 30/1969. Korm. sz. rendeletre való hivatkozással maradt ki, érvelésük szerint mivel a rendelet 1. §. b pontja szerint a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adat is irat, így erre is automatikusan vonatkozik mindaz, amit a hagyományos iratkezelési szabályzatok előírnak. Azt természetesen nem vitatták, hogy a mágneses adathordozók kezelése és archiválása "némileg" eltér az egyéb iratféleségektől, azonban joghézagra hivatkozva kitértek ennek a szabályzatban való rögzítése elől. A számítástechnikai ügyek az irattári tervben általában néhány tétellel szerepelnek. Ezek a tételek szinte minden esetben csak "irattípust" jelölnek meg. Pl.: Hardver dokumentációk (selejtezhető 15 év után). Rendszertervek (selejtezhető 35 év után), Számítógépprogram és üzemeltetési dokumentációk (selejtezhető 20 év után), Számítógépes programok (selejtezhető 20 év után), Adatbank, adatbázis kezelés (selejtezhető 35 év után), Rendszerszervezési dokumentációk és azok előkészítő iratai. Általában 1-2 tételt tekintenek történeti értékűnek, ezek leggyakrabban a szalagnyilvántartás, amit 15 év után levéltárba kívánnak adni, illetve a szervezési tervek és azok beszámoló jelentései, melyet 35 év helyben őrzés után adnának át. Az ilyen és hasonló irattári tervek alapján a számítástechnikával foglalkozó kollegák sem tudják biztonsággal megítélni az adathordozó igazi értékét. Szinte minden esetben hiányoznak azon témák felsorolásai, melyeket az adathordozókra felvisznek, pedig ennek hiányában nem igen lehet kiszűrni a történeti értéket. A vállalatok az új szabályzatok készítésekor gyakran fordulnak hozzánk irányelveket kérve a mágneses adathordozók kezelésére vonatkozóan. Többségük egyértelműen meg is fogalmazza, hogy a már említett kormányrendelet ezen "iratok" kezelésére nem ad elégséges eligazítást. Tudomásunk szerint titokvédelmi szempontból a BM és a KSH szabályozta az államtitkot képező adathordozók kezelését, s a KSH külön utasítást adott ki a vele adatszolgáltatási kötelezettségben álló vállalatok, intézmények számára. Ez az utasítás azonban csak a KSH-t érdeklő adatbázisra vonatkozik. Hiányzik tehát a levéltári szempontokat is figyelembe vevő, a teljes adatállományra kiterjedő szabályozás. A gyakorlatban nem egyértelmű a levéltár és a szakmúzeumok gyűjtőkörének elhatárolása, bár ennek jogi szabályozása megtörtént. Vannak azonban olyan határesetek, ahol az elvi elhatárolás sem ilyen egyértelmű. Például egy létesítményre, termékre vonatkozó dokumentáció, vagy pl. X vezető személyi anyaga, amelyre mindkét intézmény igényt tarthat. Az osztályunkhoz tartozó vállalatok zöme ipari vállalat. Az iparban nagyon tiszteletre méltó