Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

A tasakba kerülő különböző iratoknak a korábbiakban külön-külön tételszámot adtak, azonban a tasakon belüli selejtezésre sohasem került sor. Újabban nagyon helyesen a tasak teljes tartalmát egy tételnek tekintik, ezt kívánja az ügyvitel is, hiszen vitás esetekben egy rendelés visszaigazolás, vagy egy számlamásolat is perdöntő lehet. A kötéstasakokat a külkereskedelmi vállalatoknál 10, az óvatosabbaknál 15 év után kiselejtezik. Tehetik ezt, mivel a tasakban található szerződés másolat eredeti példányát vagy a jogi osztály, vagy az államközi osztályok őrzik. Feltétlenül szükségesnek tartanánk azonban, hogy itt a korábbiakkal ellentétben fontosabb ügyletei iratai legalább a mintavétel szintjén maradjanak meg. Egy-egy üzlet bonyolításának folyamata nagyon sokat elárul arról a korszakról, amelyben köttetett. Hasonlóan munkaszám szerint kezelik egy-egy beruházás összes iratát is. . A tervdokumentáció kivételével ezen iratok ügyviteli értéke a garanciaidő lejártát követő 3-5 év után megszűnik. Ezt követően beruházási dokumentációt operatív iratok megjelöléssel selejtezésre szokták előkészíteni. A differenciálás azonban itt is feltétlenül szükséges. A selejtezés rendező elve csakis maga a beruházás lehet. Itt is szükségesnek tartjuk, hogy bizonyos beruházásoknál az operatív lebonyolítás teljes anyaga is megmaradjon. Az általam vizsgált 80 vállalatból csak kb. 20%-nál történik az irattározás a jól meghatározott értelmesen alkalmazott irattári terv szerint. Pl. a Lenin Kohászati Műveknél, a MÁV Vezérigazgatóságon. Minden iratkezelési szabályzatban feltétlenül rögzíteni kellene a megszűnt szervezeti egységek iratai átadásának módját. A gyakorlatban ugyanis, amennyiben egy szervezeti egység jogutód nélkül szűnik meg, vagy tevékenységét több jogutód között osztják meg, iratai komoly veszélybe kerülnek. Ez esetben az egyetlen biztonságos megoldás: iratait mielőbb a központi irattárban elhelyezni. Az irattári tervek és az általunk is történeti értékűnek minősített iratok 90%-ának ügyviteli értéke 5 év után, 7-8%-nak 10 év után, a fentmaradó 2-3%-nak 10-50 év után megszűnik. A történeti értékű iratok zöme tehát 5, illetve 10 évvel a levéltár-érettség előtt - ügyviteli értékét vesztve - a szervezeti egység számára már "csökkent értékű" irat, ami feleslegesen okoz zsúfoltságot, veszi el a helyet az élő ügyek elől. Ez az a pillanat, amikor az ügyviteli értékét vesztett történeti értékű irat veszélybe kerül, ha nem adják át a központi irattárnak. Sajnos, több szomorú tapasztalatot szereztünk, még a nyolcvanas években is előfordult szándékos iratpusztítás. Ennek legkirívóbb példája a már említett MALÉV, de ha nem is ilyen "eredményesen", de bizonyíthatóan a Videoton is elpusztította iratainak jelentős részét, a példákat tovább is sorolhatnánk, az esetek hátterében mindig a központi irattár hiánya állt. Szinte elképesztő, hogy a MALÉV és Videoton léptékű vállalatok nem rendelkeznek központi irattárral. A decentralizáltan irattározó szervezeti egységek miután szekrényeik beteltek - központi irattár hiányában - irataikat egyszerűen kidobták. A megszűnt szervezeti egységek iratait egy ideig még összedobálva őrizték a jogutódok, de aztán válogatás nélkül megszabadultak tőle.