Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

Hasonlóan iktatnak a Hungarohemp Magyar Kenderipari Vállalatnál, ahol szintén különbözik a "Gy" szám és az irattári tételszám. A külkereskedelmi, a beruházási, kivitelezési és gyártmányfejlesztési tevékenységet ellátó vállalatoknál az irattári tétel fogalmát bizonyos témákban át kell értelmezni. (Valószínű, hogy még számos általunk nem vizsgált vállalatnál is.) Ebben az esetben az irattári tétel egy gyűjtőfogalom, amelybe adott esetben 20-30 féle irat is kerülhet, a történeti értékű irat keveredve a csak ügyviteli értékűvel. A külkereskedelmi vállalatoknál minden ténylegesen létrejött ügylet kap egy ún. kötésszámot, s azt követően az erre az ügyletre vonatkozó valamennyi irat a kötésszámmal jelzett tasakba kerül. Az alábbiakban a TRANSELEKTRO Külkereskedelmi Vállalat üzletkötői tasakjába kerülő legfontosabb iratokat soroljuk fel. TételTárgy Szervezeti egység Meqőrzési idő, év szám a megőrzésre köt. b_ egyéb selejtezhető nem selej tezhető (levéltár Export ügyek 200 Üzletkötői - bonyolítói kötésnyilvántartás a Áru o. E — 15 201 Üzletkötői tasakok, melyek az ajánlatadástól kezdve tartalmazzák a ténylegesen létrejött üzletekre vonatkozó teljes iratanyagot kötésszámonkénti sorrendben a/ piackutató levelezés b/ külföldi érdeklődés, ajánlati felhívás, c/ bel- és külföldi levelezés gyártóművekkel, d/ telefonon folytatott tárgyalásokról készített feljegyzések, e/ export engedélykérelem módosítások, f/ külföldi export ajánlat, £/ előkalkuláció, h/ szerződés, kötlevél visszaigazolás, a Áru o. E 15