Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

az anyagok kerülnek a MÉH-be, melyeket selejtnek minősítünk. Számunkra nagyobb garanciát nyújt, ha elsősorban azt ellenőrizzük, hogy az adott időszakbői a történeti értékű iratok megvannak-e és megfelelő körülmények között várják-e a levéltárérettséget. A vállalatok többsége nehezményezi, hogy a sok példányban készült iratok fölös példányait, illetve a csak ügyviteli értékű iratokat miért nem selejtezhetik kizárólagosan vállalati hatáskörben. A korábbiaknak ellentmontani látszik, de úgy gondolom, hogy jövőben ebben az irányban kellene lépnünk. így az elbírálandó selejtezési jegyzőkönyvek száma feltehetően a felére, harmadára csökkenne, s a levéltárosnak több ideje maradna arra, hogy a valóban érdemi anyagokkal törődjék, ehhez azonban mind a vállalatok illetékeseinek, mind nekünk pontosabban kellene tudnunk, hogy mi is a pusztán ügyviteli értékű irat?! A többletpéldányok selejtezésének kontroll nélküli engedélyezése nem veszélytelen, hiszen jelenleg is előfordul, hogy egy 80-100 példányban készült fontos anyagot valamennyi szervezeti egység selejtezni kívánja olyan megfontolásból, hogy,majd valaki más megőrzi. Ez a veszély sajnos még a TÜK iratok selejtezésénél is fennáll. Azonban a probléma az új típusú irattári tervekkel könnyen kivédhető lenne. Az utóbbi időben az általunk is szorgalmazott irattári tervekben nemcsak az őrzési időt kérjük feltüntetni, hanem azt a szervezeti egységet is, amely az anyag végleges, vagy hosszabb idejű őrzésére kötelezett. Úgynevezett "a" és "b" őrzési helyeket tüntetnek fel - ennek különösen a sok példányban készült iratok esetében van jelentősége - ez esetben az "a" hely az irat végleges őrzésére, 15 év után levéltári átadásra kötelezett, s rajta kívül mindenki más "b" hely, ahol lényegesen rövidebb őrzési idő után általában az ügyviteli érték megszűntét követően selejtezhető az irat. Például: Mérlegbeszámolók, közgazdasági elemzések és gazdaságossági számítások TételTárgy Szervezeti egység Meqőrzési idő, év szám a megőrzésre köt. b egyéb selejtezhető nem selej tezhető (levéltár 100 Vállalati éves számszaki mérlegbeszámoló (a főkönyvi zárókivonattal és a mérlegbeszámoló számítási anyagával együtt) a Könyvo. b 10 15 101 Érdekeltségi vállalatok éves külföldi és magyar mérlegei a Könyvo. J5 10 15