Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei III. (Budapest, 1988)

I. Levéltári kérdések

ALFÖLDI VILMA: A VÁLLALATI IRATKEZELÉS NÉHÁNY PROBLÉMÁJA E tanulmányban rögzített tapasztalataink BO ún. nagyvállalat iratkezelésének vizsgálatára épülnek. Ezen vállalatok hozzávetőlegesen egyharmada országos jelentőségűnek minősített, az ipari tárcákhoz tartozó vidéki, kétharmada pedig az ipari, a közlekedési és a külkereskedelmi tárcához tartozó budapesti nagyvállalat. Vizsgálataink során elemeztük a vállalatok iratkezelési rendszerét, valamint a személyi és tárgyi feltételeket. Megállapítottuk, hogy azok többségénél decentralizált, esetenként vegyes iratkezelés folyik. Legtöbb helyen működik egy ún. központi kezelőiroda, ahol átveszik, bontják, esetleg érkeztetik és továbbadják az illetékes szervezeti egységekhez a bejövő iratot, s ugyanez az iroda végzi a kimenő iratok továbbítását is. Ez az egység általában szervezetileg közvetlelül az iratkezelés rendjéért felelős felsőbb vezetőhöz tatozik. Az iratkezelés további teendőit az osztályok végzik, ahol többnyire a gépírónő az egyéb adminisztratív teendők mellett ellátja az iratkezelésből adódó feladatokat is (iktatás, továbbítás, irattározás, esetleg egyéb segédletek vezetése). A decentralizált irattárak általában'3-5 év őrzési idő után adják át irataikat további őrzésre a központi irattárnak. A központi irattárak szervezetileg szintén az iratkezelés rendjéért felelős felsőbb vezető irányítása alá szoktak tartozni. A központi irattárakban jó esetben teljes munkaidőben foglalkoztatott irattáros dolgozik, de egyre gyakoribb, hogy a kezelőiroda egy munkatársa napi 1-2 órában látja el az irattározási teendőket, vagy egy részfoglalkozású nyugdíjas heti 2-3 alkalommal napi 4-5 órában. A személyi feltételek vonatkozásában örvendetesnek találtuk, hogy majd minden vállalatnál az iratkezelés rendjéért felelős vezető az igazgatási és jogi osztály vezetője, általában jogi diplomával; esetleg a gazdasági vezető, igazgatóhelyettesi, vagy főkönyvelői beosztásban, közgazdasági vagy műszaki végzettséggel rendelkezik. Ezen vezetők munkatervében - számtalan egyéb teendőik mellett - az iratkezelés irányítása és ellenőrzése is szerepel. A vezetők többsége azonban csak e beosztásba kerülve találkozik először a problémával, s gyakran tapasztaljuk, hogy kezdetben teljesen tanácstalanok a teendőket illetően. Különösen azokon a helyeken, ahol az iratkezelés elfogadható rendje még a nyolcvanas években sem alakult ki. Az iratkezelés rendjéért felelős vállalati vezetőnek elvileg az a feladata, hogy az általa irányított (kialakított, ellenőrzött) iratkezelési rendszerben mind az ügyviteli, mind a történeti értékű iratok jogszabály szerinti kezelését ellenőrizze. Az iratok megfelelő kezelése, amíg annak ténylegesen ügyviteli értéke van, az esetek töbségében biztosított; annál is inkább, mivel a hanyag kezelés az iratot ténylegesen őrző szervezeti egységre, vagy személyre nézve is jogkövetkezménnyel járhat. A vállalatok a számukra fontos irat elvesztését szigorúan megtorolják. A probléma akkor kezdődik, amikor a történeti