Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

a blokkok leírásának általános (kvázi) szabályait függetlenül attól, hogy a blokk címző vagy címzett részhalmazba tartozik, mindkét esetben - az első pozícióban a fondcím van: a szervezet neve, szervének (szerveinek) neve, - a második pozícióban a blokkcím van: a szerv neve, szervének (szerveinek) neve. A blokk kártyák tehát tartalmazzák - a fond azonosító indexét, - a blokk részhalmaz indexét, - a fond címét, - a blokk címét. A leírásban a fond címe külön sorba kerül. A blokkcím kötőjellel a fondcímet követő sorba. A címeken belül a szervezet, szervcímek után pontot teszünk. Ha a szervezet neve betűszó, feloldjuk, a betűszót vesszővel a cím mögé vetjük. Ha a szervezet neve szimbólum, és a szimbólumhoz a szervezet hivatalosan magyarázó címet használ, a magyarázó címet alcímként kezeljük. Ha egy szervezet több önálló vállalatra tagolódik, az egyes szervezeteit ezek funkcionális halmazából előállított fondokat, alfondként kezeljük. A fondcímet és az alfondcímet kettősponttal választjuk el, ill. kapcsoljuk össze. Ha egy szervezet szervezeti egységeit sorszámozza (de különböző nevük van), vagy valamilyen más módon jelöli, ezt a jelölést vesszővel a szerv címe mögé vetjük. Ha a szervezeti egységek csak sorszámozottak, sorszámuk szerint kell kiírni. Célszerű, ha az „A" és a „B" indexkártyák különböző színűek, mert ez segít elkerülni a keveredést és ránézésre is elkülönülnek egymástól. A. Az elemzőkártyák rendezése és szerepeltetése Az elemzőkártyák állítják elő a levéltár absztrakt vagy metahalmazát. A kátyákat indexük szerint két külön csoportba rendezzük, vagyis előállítjuk a metahalmaz két részhalmazát. - az „A" index szerint a címzők szerinti részhalmazt, - a „B" index szerint a címzettek szerinti részhalmazt. Amíg a levéltár fizikai halmazát fondok szerint tagoltuk részhalmazokra, addig a metahalmaz részhalmazait címzők és címzettek szerint állítjuk elő. A két különböző felosztásnak most csak technikai oka van. A kártyák rendezése mindkét részhalmazban ugyanazon módon történik, alfabetikusán a fondcím és a blokkcím szerint azzal a különbséggel, hogy a „B" kártyákat saját részhalmazukban címeik fordított sorrendjében osztjuk be és szerepeltetjük, vagyis - a fondcímet blokkcímként, - a blokkcímet viszont fondcímként. Ezzel besorolásuk szerint tulajdonképpen két „egyforma" kártyacsoportot hoztunk létre, ami lényegesen meg fogja gyorsítani a pandan blokkok összehasonlítását. Mivel azt is szeretnénk elérni, hogy a részhalmazokban az egyes fondokban szervekként a belső használatra előállított iratok blokk kártyái az élre rendeződjenek, ezért a megismétlődő szervezet nevét a besorolásnál figyelmen kívül hagyjuk. Egy ilyen szisztéma szerint rendezett kártyahalmaznak már jó esélye van arra, hogy - a fizikai blokkok között felderítse a pandan blokkokat, és ezzel megteremtse a feltételeit a redundancia megszüntetésének, - felderítse a látens, vagyis az álfondokat. B. Művetetek a kártyákkal Általánosságban a technológiának a következő fázisai vannak - „B" és „A" kártyák, vagyis a címzett részhalmaz blokkjait összehasonlítjuk a címző részhalmaz blokkjaival