Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

- ha az iratforgalomban lévő szervezetek közül az egyiket érték alá minősítették, - ha az egyik blokkba tartozó összes iratot valamilyen oknál fogva nem minősítettek levéltári értékűnek. Ha a pandan blokkok létrejönnek, ebből még nem következik, hogy mindkét blokkban egymással megfeleltethető bimorfok lesznek, mert a levéltári értékmegállapítás különbözőképpen működhetett. Ha egy levéltár fondjait részhalmazokra osztjuk és blokkokra tagoljuk, pandan blokkok keletkeznek és az egyik blokk olyan mértékben lesz redundáns, amilyen mértékben iratai megegyeznek a másik blokk irataival, vagyis amilyen mértékben bimorfokat tartalmaznak. Ha a fondot így strukturáljuk, elméletileg az egyik blokk redundáns lesz, csak ismétlik az információt. A. A fizikai fond A levéltár állományában lévő minden fizikai (irat) fondot két részhalmazra oszthatunk fel: - címző szerinti részhalmazra, - címzett szerinti részhalmazra. Az egyes részhalmazok kialakításánál most már figyelembe kell venni, hogy - a szervezetek az első lépésben szervekre tagolódhatnak, - az egyes szervek iratcsoportjai különböző fajta iratokból képződnek. Az egyes szerveken belül a következő iratfajták fordulhatnak elő - a címző szerinti részhalmazban: - a monomorf iratok, - a belső, saját használatra készült bimorfok tagjai, - más szervezetek számára előállított saját használatra készült bimorf tagok, - a nem iratjellegű dokumentumok; - a címzett szerinti részhalmazban: - a belső más szerv által az adott szerv számára készült bimorftagok, - más szervezet által az adott szerv használatára előállított bimorftag, - a nem iratjellegű dokumentumok. A nem iratjellegű dokumentumok között különbséget tehetünk - mint a szervezet által előállított nem iratjellegű dokumentumok, - mint más szervezetek által előállított nem iratjellegű dokumentumok. Ezeket a dokumentumokat a fond átszervezésekor most még nem célszerű kiszakítani eredeti pozíciójukból, végleges rendezésüket később kell megoldani, úgy, hogy eredeti pozíciójuk majd megállapítható legyen. A mi szempontunkból most a bimorf iratok tulajdonságai lényegesek, mert ezek állítják elő a pandan blokkokat. Az egyes iratok új pozíciójukba sorolása tulajdonképpen nagyon egyszerű, mert a címzés szinte mechanikusan kijelöli pozíciójukat - a monomorf iratok - melyeknek csak fond címe van a szerv iratcsoportjában az élre rendeződnek - a belső használatú bimorfok (ha figyelmen kívül hagyjuk a blokkcímzésben megismétlődő szervezet nevét), a monomorfokat fogják követni és a blokkcímzésükben szereplő szerv neve szerint fognak tagolódni - ezeket követik a más szervezetek számára, vagy által előállított bimorfok, s blokkcímükben szereplő szervezet és szerveinek neve szerint fognak tagolódni. A monomorf iratok belső rendezését különbözőképpen oldhatjuk meg, feloszthatjuk őket