Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei II. (Budapest, 1985)

I. Levéltári kérdések

- a funkcionális halmaz szervezetének környezetében dinamikus, és dinamikáját befolyásolja szervezetének más szervezetekhez fűződő kétoldalú viszonya, a fond ezzel szemben nem függ a szervezetek viszonyától és relatíve statikus; - a szervezetek egyetlen diszkrét funkcionális halmazzal rendelkeznek, míg a levéltár a diszkrét halmazokból keletkezett iratok halmaza; - egy levéltár gyűjtőköréhez tartozó funkcionális halmazok összessége nem azonos fondjainak összességével; - a levéltár halmazának elemei (az irat) a funkcionális halmazból származik és a levéltárban fondban csoportosulnak, de a fond mégsem azonos a funkcionális halmazzal, mert a fond nem reverzibilis és nem kommutatív (felcserélhető); - a funkcionális halmazok lehetséges viszonya lényegesen más, mint a fondok lehetséges viszonya, a fondok azzal, hogy a levéltár körébe tartoznak, eleve nem lehetnek diszkrétek, legalábbis más viszonyba kerülnek egymással. A levéltárban tehát informatikai szempontból más helyzet áll elő, mint a szervezeteknél, vagy akár a szervezetek funkcionális halmazainak összessége között. i 2. A gyűjtőkör A levéltárak a szervezetek sokaságát különböző szempontok szerint felosztják egymás között, ezzel eleve meghatározódik, hogy a levéltár gyűjtőterületéhez mely funkcionális halmazok tartoznak. A levéltár a továbbiakban úgy jár el, hogy a gyűjtőterületéhez tartozó szervezetek között különbséget tesz aszerint, hogy - mely szervezetek funkcionális halmazából fog fondot előállítani, és ezeket a szervezeteket „értékhatár feletti" szervezetekké minősíti - mely szervezetek funkcionális halmazából nem fog fondot előállítani és ezeket a szervezeteket „értékhatár alatti" szervezetekké minősíti. A levéltár állományát tehát nem az összes gyűjtőkörébe tartozó szervezetek funkcionális halmazából állítja elő, hanem csak a preferált funkcionális halmazokból. A levéltár nyilvánvalóan a perferált funkcionális halmazokból előállított fondok halmaza, a fondok kialakulására viszont döntő hatással volt a szervezetek közötti iratforgalom, de ez az iratforgalom nemcsak értékhatár feletti szervezetek, hanem értékhatár alattinak minősített szervezetek között is zajlott, és nemcsak olyan szervezetek között, melyek az adott levéltár gyűjtőkörébe tartoznak, hanem más levéltárak gyűjtőkörébe tartozó szervezetek között is. Egy funkcionális halmazból azok az iratok kerülnek a fondba, melyeket „levéltári érték"-űnek minősítettek, azonban a levéltári érték nincs tekintettel az iratforgalomra, az iratforgalom pedig nincs tekintettel a gyűjtőkörre, következésképpen egy fondban olyan iratok fordulhatnak elő, melyek - a saját gyűjtőkörbe tartozó másik, értékhatár felettinek minősített szervezettel folytatott iratforgalomból származik; - a saját gyűjtőkörbe tartozó értékhatár alattinak minősített szervezettel folytatott iratforgalomból származik; - egy másik levéltár gyűjtőkörébe tartozó értékhatár felettinek minősített szervezettel folytatott iratforgalomból származi; - egy másik levéltár gyűjtőkörébe tartozó értékhatár alattinak minősített szervezettel folytatott iratforgalomból származik. Következésképpen és nyilvánvalóan egy fond kialakulására nemcsak az alkalmazott értéknorma, hanem az iratforgalom is hatással van.