Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

Mármost, ha áttekintjük, hogy hol milyen iratok keletkeznek, a következőket látjuk. A megrendelő jogi viszonyban csak az általa felkért beruházóval van, de — optimális esetben — igyekszik követni a munka minden fázisát, így képviselője minden fontosabb megbeszélésen részt vesz, minden jelentősebb dokumentumot megőriz. Ha jól működik a megrendelő iratkezelése, idővel keletkezik egy vastag dosszié, amelyre felírják a leendő létesítmény nevét, és amelyben őrzik a beruházót felkérő levéltől kezdve a létesítmény átvételi okmányáig bezárólag az ügy valamennyi dokumentumát, így értekezleteknek meghívóját, az értekezleteken készült emlékeztetőket, a megvitatott terveket, illetve javaslatokat, az ezekhez készült módosító indítványokat, a beruházási keret kimerüléséről, póthitel-kérelemről szóló okmányokat stb., stb. Ha nem beruházásról, hanem gyártásról van szó, a gyártó cég (vagy részleg) a fenti módon gyűjti a bevezetendő új termék tervezésével, elbírálásával, árkalkulációjával kapcsolatos iratokat. Az érvényes iratkezelési szabályzatok szerint a megrendelő (gyártó) imént említett dossziéjában található iratok 10—15 irattári tételbe tartoznak. Elvileg tehát a létesítmény átvétele, a gyártmány elkészülte után, amikor az ügy lezárult, az illetékes előadónak a dossziét szét kellene szednie, az egyes iratokat tételszámmal kellene ellátnia, és tételenként kellene irattárba adnia. A gyakorlatban azonban az ilyen dossziékat ügyiratnak tekintik, és jobb esetben — minden differenciálás nélkül — ráírják a „beruházási ügyek", a „felújítási ügyek" vagy hasonló átfogó tétel számát. Teszik ezt azért, mert a beruházásnak, felújításnak, új termék bevezetésének számos jogi vonzata adódhat, amikor minden ún. sajtpapírnak is jelentősége lehet. Jobb esetben idővel irattárba kerül a paksaméta, majd az irattári tétel őrzési idejének lejárta után levéltárba. Ha a levéltáros nagyon ragaszkodna az előírásokhoz, szétszedethetné tételek szerint a dossziék tartalmát, amivel ugyan csökkenne a beszállítandó anyag mennyisége, viszont az ügyek egyedisége elveszne, az összetartozó iratok elkerülnének egymás mellől, az „ügy" utólagos restaurálása igen nehézzé válna. Rosszabb esetben, a jogi elévülési idő elteltével az egész beruházási dossziét kiselejtezhetik. Ez is reális veszély, hiszen az iratkezelési szabályzatok jelentős része — tekintettel arra, hogy a minisztériumi minta egyszerű másolatai — egyáltalán nem foglalkozik a dosszié-rendszerben keletkező iratokkal. Könnyen előfordulhat tehát, hogy az ilyen szisztémában őrzött iratok kicsúsznak az iratkezelést felügyelő helyi vezető, vagy a levéltáros látószögéből. A beruházónál kétféle anyag keletkezik egy ügyben. Egyrészt megtelik egy (vagy több) dosszié a beruházás előkészítése, lebonyolítása során keletkezett iratokkal, köztük a komplett kivitelezési tervvel. De a hivatásszerűen beruházással foglalkozó cégeknél többnyire létrehoztak egy tervtárat is, ahol minden ügyviteli, számviteli stb. irattól elkülönítetten őrzik a műszaki rajzokat, és a szorosan hozzájuk tartozó műszaki leírásokat, melyek másik példánya esetleg az említett dossziéba is bekerültek. A beruházó ugyanazon tárgyra vonatkozó dossziéinak tartalma részben megegyezik a megrendelő dossziéjával, de a különbségek is figyelmet érdemelnek. A megrendelő tart kapcsolatot a „felsőbb" szervekkel, dossziéi őrzik a beruházásról szóló döntést, annak módosításait stb.-t, míg a beruházó iratai között található a kivitelezőkkel, tervezőkkel stb.-vel folytatott levelezés.