Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

5. A levéltár az iratanyagot — rendkívüli esetektől eltekintve — középszintű rendezettségnek megfelelő állapotban veszi át. Iktatott iratok esetében a középszintű rendezettség egyértelműen azt jelenti, hogy a) 1972 előtt keltezett irattári anyag esetében az iratok irattári jelzetrendje szerint (pl. sorszámok, vagy alapszámok növekvő sorrendjében) vannak a tárolóegységekben elhelyezve. Az ügyviteli segédkönyveket az „iratok" után (és nem az egyes évek után) kell elhelyezni. b) 1972 után létrejött iratokat az új iratkezelési elveknek megfelelően az irattári terv szerinti jelzetrendszert követve kell rendezni. Ilyenkor is célszerű az iratokat a fondon belül állagokra tagolni, különösen a szervezeti felépítést követő irattári tervek esetében, ahol az irattári tételszámok szimbolikája (pl. a tételszámkeret, vagy a szervezeti egységek jelzőszámai) már eleve utalnak az állagokra. A decentralizált iratkezelési szervezetben működő szervek tételszámosan kezelt iratainál arra is ügyelni kell, hogy az iktatóegységeket alapul vegyék, és a tételeket úgy csoportosítsák, hogy az ügyviteli segédletek (iktató- és mutatókönyvek stb.) a bennük nyilvántartott irattári tételek után legyenek elhelyezve, azaz az állagok itt is kialakíthatók legyenek. Nem iktatott iratok esetében, ha az iratanyag teljesen rendezetlen és eredeti állapotát nem lehet rekonstruálni, az irattár alakítson ki egy tárgyi csoportosításon alapuló irattári rendet. A tárgyi rendezés során a szervezeti felépítést kell tükröznie a fond struktúrájának. Itt a fondképző funkcióit (feladat és hatáskör, szervezet) kell a tárgyi egységek kialakító tényezőjének venni. A rendezés során lépcsőzetesen kell megállapítani a levéltári egységeket, a magasabb szintű levéltári egységektől az alacsonyabbak felé „finomítva" a rendezettséget (a fondok elkülönítését az állagok kialakítása követi, majd az állagokon belül sorozatokat is ki lehet alakítani, ha szükséges). Ilyen nem iktatott iratanyag beszállítására az UMKL főként a gazdálkodó szervek (ipari, kereskedelmi vállalatok, pénzintézetek, szövetkezetek stb.) iratai esetében számíthat, mivel általánosnak mondható, hogy a szervek csak gazdálkodási, kereskedelmi levelezésüket iktatják, legfontosabb irataik azonban belső ügyforgalmi jellegűek és ezért iktatatlanok. (Mérlegek, tervek, beszámolók stb., stb.) A levéltáros ezen iratok átvételét mindenképpen kösse az iratanyag középszintű rendezéséhez, mert egyébként nagy tömegű, nagyrészt értéktelen papíranyagot szállít csak be a levéltárba. B) AZ ÁTADÁS-ÁTVÉTEL LEBONYOLÍTÁSA A levéltár az iratokat átadás-átvételi jegyzék mellett veszi át. (Irányelvek 9 §; LÜSZ 48. § és 49. §.) Az átadás-átvételi jegyzék — hasonlóan az irattárosok által készítendő raktári jegyzékhez — a levéltári anyagot legalább raktári egységenként felsorolja [LÜSZ 48. § (2) bek.]. A jegyzékben egyenként fel kell sorolni az átadásra kerülő raktári egységek raktári számát (dobozokat, köteteket, kivételesen csomókat stb.), meg kell adni évkorukét, és a bennük levő iratok irattári jelzeteit.