Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

PÁLMANY BÉLA ÜTMUTATÖ AZ IRATTÁRI ANYAG ÁTVÉTELÉHEZ, BESZÁLLÍTÁSÁHOZ Az Űj Magyar Központi Levéltár „élő" levéltári anyagok védelmét végző levéltári intézmény, ezért feladatainak kiemelt részét képezi az illetékességi és gyűjtőkörébe tartozó országos hatáskörű népképviseleti — államhatalmi, államigazgatási, bírósági és ügyészségi szervek, országos jellegű állami gazdasági szervek, intézmények, társadalmi szervezetek és szövetkezetek történeti értékű iratainak az UMKL őrizetébe való vétele. A levéltári anyag gyarapodásának módjait, az anyaggyarapítás szakmai előírásait a Levéltárak Ügyviteli Szabályzata [130/1970. (MK 10.) MM sz. ut.] XII. fejezete 47—59. §-ai általánosságban szabályozzák. A gyarapodás módjai közül itt és most csupán az állami szervek, szövetkezetek és társadalmi szervezetek rendeltetésszerű működése során keletkezett, iratkezelési szabályzatok és irattári tervek előírásai szerint kezelt iratok — az ún. irattári anyag — történeti értékű és a levéltári törvény előírása szerint [1969. évi 27. sz. tvr. 5. § (3) bek.] az illetékes levéltárban való elhelyezéséről: az irattári anyag átvételének gyakorlati és elvi-módszertani tudnivalóiról szólunk. Az idézett tvr. 11. § (1) bek. előírja, hogy levéltárba tartozó irattári anyagot csak levéltár vehet át, gyűjthet és őrizhet. A levéltári tvr. végrehajtásáról kiadott 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rend. 7. §-a meghatározza az irattári anyag ki nem selejtezhető, történeti értékű részének a levéltárak által való átvételének a feltételeit. Eszerint 1. Külön és nyomatékosan kiemelendő, hogy a levéltár jogosult megtagadni olyan irattári anyag átvételét, amely indokolt véleménye szerint nem felel meg a tvr. rendelkezéseinek a) a nem történeti értékű irattári anyagot a selejtezésre vonatkozó szabályok szerint köteles kiselejtezni. b) A történeti értékű irattári anyagot az illetékes levéltárban kell elhelyezni [tvr. 5. § (2) és (3) bek.]. 2. A 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rend. irányelvei 9. § szerint a szerv az irattári tételeket nyilvántartásaikkal együtt, rendezetten, raktári jegyzék kíséretében, tárolási eszközökkel ellátottan, saját költségén adja át a levéltárnak, A levéltár csak teljes és lezárt évfolyamokat vesz át. Hangsúlyozni kell, hogy az UMKL a jogszabályokban biztosított fenti előírások betartásához és betartatásához ragaszkodni fog, mert a VI. ötéves terv időszakában várható nagytömegű beszállításra váró anyagot, ha rendezetlenül, selejtezés nélkül, hiányos nyilvántartókönyvekkel együtt venné át, a későbbiekben csak nagy munkával és jelentős késéssel biztosíthatja a levéltárba átadott iratanyag biztonságos őrzését és a kutatás számára való hozzáférhetővé tételét. Ezek alapján a munka gyakorlati lebonyolítása az alábbi fázisokra bontandó: A) A levéltári anyag átadásra való előkészítése az irattárakban.