Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

mindazoknak a nagyobb irattári egységeknek is, amelyekbe tartozik. A címek megadásakor a legnagyobb irattári egység címéből indulunk ki, s az utána következő kisebbeken keresztül fokozatosan jutunk el a kérdéses irattári egység címéhez. Ilyen irattári jelzet pl. a következő: Magyar Országos Levéli tár iratai — Magyar Országos Levéltár 1945 utáni iratai— 1970. évi iratok — személyzeti ügyek iratai — időszaki alkalmazási ügyek iratai — X személy időszaki alkalmazási ügyének iratai — X személy 1970. november havi időszaki alkalmazási ügyének iratai. Ilyen hosszú jelzet a gyakorlatban célsze? rűtlen. A jelzeteket ezért rövidített formában szokták megadni, mégpedig úgy, hogy a jelzetbeli címeket jelekkel fejezik ki. A jelzetbeli címek rövidítésére használt jelek rendszerint betűk és számok, de lehetnek egyéb jelek, vagy különböző jelek — pl. betűk és számok — kombinációi is. A fenti példában szereplő irattári jelzetet, a benne szereplő címeket így rövidíthetjük: Magyar Országos Levéltár iratai — Magyar Országos Levéltár 1945 utáni iratai = Y 5; 1970. évi iratok = 1970; személyzeti ügyek iratai — időszaki alkalmazási ügyek iratai = 22. tétel = 22. t.; X személy időszaki alkalmazási ügyének iratai = 567. alapszám = 567. asz.; X személy 1970. november havi időszaki alkalmazási ügyének iratai = 2345. iktatószám = 2345. isz. A kérdéses irattári jelzet rövidítve tehát a következő: Y 5 — 1970 — 22. t. — 567. asz. — 2345. isz. Vagy kissé még jobban rövidítve: Y 5 — 1970 — 22 — 567 — 2345. A fenti példa azt is mutatja, hogy egyetlen — egyszerű vagy kombinált — rövidítési jeli lel nem csupán egy, hanem két — vagy akár több — címet is kifejezhetünk. Az Y 5 — betűből és számból kombinált — jelzet két címet fejez ki: Magyar Országos Levéltár iratai — Magyar Országos Levéltár 1945 utáni iratai. Ugyancsak két címet fejez ki a 22. t. — számból és betűből kombinált — jelzet: személyzeti ügyek iratai — időszaki alkalmazási ügyek iratai. Az irattári jelzetbeli címek rövidítésének, jelekkel való kifejezésének azért nagy a gyakorlati jelentősége, mert irattári alapkövetelmény, hogy az irattári jelzetnek az irattár minden egyes iratán rajta kell lennie. Nem közömbös tehát, hogy az irattári jelzetet hosszan vagy röviden fejezzük ki, sok vagy kevés időt fordítunk arra, hogy az irattári jelzetet az egyes iratokra rávezessük. 4—76 Irattári jelzetelés — az irattári jelzetnek a megállapítása és az irattár egyes irataira való rávezetése, azokon történő feltüntetése. Az irattári jelzetelés irattári alapkövetelmény, az irattári jelzetnek az irattár minden egyes iratán rajta kell lennie. Annak érdekében, hogy az irattári jelzetelés minél egyszerűbben, gyorsabban és pontosabban történjék, az irattári jelzet egyes részeit — egészen vagy részben — különböző technikai eljárással — pl. nyomtatással, vagy kézi bélyegzéssel — előre rávezetik az egyes iratokra. Ezzel elérhető, hogy a jelzetelésnél " a jelzetnek csak az előre ki nem töltött részeit kell megállapítani és az iratokra vezetni. Az irattári jelzetelés alapkövetelménye, hogy olyan hamar megtörténjék, amilyen hamar csak lehetséges. Az irattári jelzetelés az ügymenetnek rendszerint nem ugyanabban a fázisában, hanem különböző fázisaiban történik. A Magyar Országos Levéltár gyakorlatában pl. az irattári jelzetelés részben az iktatáskor, részben a szignáláskor történik. Az iktatáskor az évszámot, az alapszámot és az iktatószámot, a szignáláskor pedig a tételszámot állapítják meg. Az iratokra pedig ugyancsak az iktatáskor és — csak kis részben — a szignáláskor vezetik a jelzetet. Az irattári tárolás 4—77 Irattári őrzés — az irattározásnak, az irattár iratai gondozásának az a része, amely az iratok biztonságos és célszerű elhelyezését, tárolását biztosítja. A biztonságos és cél-