Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
működik, a Titkárság vezetőjének a közvetlen irányítása alatt. Nem tekintjük részlegeknek a levéltári bizottságokat sem, még az állandó jellegűeket sem. Nem tekintjük részlegeknek a levéltári értekezleteket sem, még az állandó jellegűeket sem, amilyen pl. az osztályvezetői értekezlet. A levéltári részlegeket kétféle alapon lehet megszervezni: a levéltári anyag és a levéltári munka alapján. Ennek megfelelően anyag és munka szerinti részlegeket különböztethetünk meg. Nagyságuk alapján a levéltári részlegeknek két fő fajtája van: a csoport és az osztály. A részleget szervezeti egységnek is nevezik. 21—95 Anyag szerinti részleg — olyan levéltári részleg vagy szervezeti egység, amelyet a levéltári anyag alapján szerveztek meg, amelyre a levéltári intézményben őrzött anyag meghatározott részének a gondozását bízták. Az anyag szerinti részlegek szervezésénél a levéltári anyag korát és fajtáját szokták figyelembe venni. Az anyag szerinti részleg a gondjára bízott levéltári anyaggal kapcsolatos mindenféle levéltári munkát köteles elvégezni, kivéve azokat a munkákat, amelyeknek végzésére más, munka szerinti részlegeket szerveztek. A Magyar Országos Levéltár részlegei közül az I—IV. osztály anyag szerinti. Az I. és a II. osztály megszervezésénél az anyag fajtáját és korát vették figyelembe. Mindkét osztály központi kormányszervek iratait őrzi. Az I. osztály az 1867 előtti, a II. osztály az 1867 utáni központi kormányszervek iratainak a gondozója. A III. és a IV. osztály megszervezésénél csak az anyag fajtáját vették figyelembe. A III. osztály őrizetébe a nem kormányzati szervek (főleg családok, intézmények, társulatok, testületek — a gazdasági szervek kivételével) és személyek iratait utalták, továbbá az egyes sajátos iratfajtákból (Mohács előtti oklevelek, térképek, tervrajzok, pecsétek, fényképek) kialakított gyűjteményeket. A IV. osztály őrizetében a gazdasági szervek iratai vannak. Az anyag szerinti részleget materiális részlegnek is nevezhetjük. 21—96 Munka szerinti részleg — olyan levéltári részleg vagy szervezeti egység, amelyet a levéltári munka alapján szerveztek meg, amelyre a levéltári intézményben folyó munka meghatározott fajtájának az elvégzését bízták. A munka szerinti részleg általában a rábízott munkát az intézmény egész anyagával kapcsolatban tartozik elvégezni. Előfordul azonban, hogy a rábízott munkának csak bizonyos anyaggal kapcsolatos részét végzi, a többi rész pedig az anyag szerinti részlegek feladata. A Magyar Országos Levéltár Központi kutatószolgálata pl. kutató- és kölcsönző szolgálatot csak az I. és a III. osztály anyagával kapcsolatban végez. AII., a IV. és az V. osztály az őrizetében levő anyaggal kapcsolatos kutató- és kölcsönző szolgálatot maga végzi. Előfordul, hogy valamely munka szerinti részleg bizonyos fajta levéltári anyagot is őriz, tehát vegyes részleg. Előfordul az is, hogy bizonyos munkát valamely munka szerinti részlegen és anyag szerinti részlegen is végeznek. A Magyar Országos Levéltárban pl. a Titkárságon folyó központi iratkezelés mellett átmenetileg az anyag szerinti részlegek is kezelik azoknak az ügyeknek az iratait, amelyekben a kiadványozás jogával rendelkeznek. A munka szerinti részleget funkcionális részlegnek is nevezhetjük. 21—97 Vegyes részleg — olyan levéltári részleg, amely részben anyag, részben pedig munka szerinti, amelyre bizonyos levéltári munka végzése mellett bizonyos levéltári anyag gondozását is rábízták. Ilyen részleg pl. a Magyar Országos Levéltár Fotocso portja, amelynek fő feladata a fényképezési munkák végzése, de emellett gondozza a filmanyagot, a filmtárat is.
