Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

Általában valamely levéltári intézmény teljes anyagáról készül, tehát teljes vagy központi segédlet. A levéltári anyagnak mindössze három adatáról tájékoztat, ezek: a cím vagy jelzet, a kor és a terjedelem. Ezeket az adatokat minden segédletbeli egységre vonatkozólag megadja. Mind a levéltári, mind pedig a raktári címet vagy jelzetet feltünteti. Amennyiben a helyrajzi vagy topográfiai jelzetet is tartalmazza, helyrajzi vagy topográfiai raktári jegyzék a neve. A terjedelmet részben iratfolyóméterben, részben a legkisebb raktári egységek számában adja meg. Rendszere a levéltári anyag tényleges rendszerét követi. Kiviteli formája az ívforma. A raktári jegyzéket csomójegyzéknek is nevezik, minthogy Magyarországon a csomó a legáltalánosabban előforduló legkisebb raktári egység. A raktári jegyzék adatai az áttekintő raktári jegyzékben és a repertóriumban benne vannak. E segédletek tehát lényegében feleslegessé teszik, mégis ezek mellett sem haszontalan. 14—106 Ideiglenes raktári jegyzék — közép szinten még nem rendezett levéltári anyagról készült raktári jegyzék. Ideiglenes azért, mert a közép vagy mélyebb szintű rendezés megtörténte után adatai megváltoznak, mint raktári jegyzék már nem használható. 14—107 Konspektus — tájékoztatási célú, a legkisebb tárgyi egységek szintjén készült, szintetikus, belső használatra szánt levéltári segédlet. Általában valamely levéltári intézmény anyagának csak egyes részeiről készül, tehát részleges segédlet. A konspektustól a levéltári anyagra vonatkozóan csupán egyetlen adatot várunk: a levéltári címeket vagy jelzeteket. A konspektus a levéltári anyag tagolódásáról ad áttekintést. Magyar szóval áttekintésnek is nevezik. Rendszere az anyag tényleges rendszeréhez igazodik. Kiviteli formája az ívforma. A konspektus adatai az áttekintő raktári jegyzékben és a repertóriumban benne vannak, de e segédletek mellett sem haszontalan. 14—108 Áttekintő raktári jegyzék — biztonsági célú, egyrészt a legkisebb raktári, másrészt a legkisebb tárgyi egységek szintjén készült, szintetikus, belső használatra szánt levéltári segédlet. Tulajdonképpen a raktári jegyzék és a konspektus egyesítéséből keletkezik, azoknál azonban valamivel több adatot tartalmaz. A biztonsági cél mellett jelentős mértékben szolgálja a tájékoztatást is, ezért — repertórium nemlétében — közzé is szokták tenni. Legkisebb segédletbeli egységei a legkisebb raktári egységek, ha pedig a legkisebb raktári egységeken belül azoknál kisebb terjedelmű tárgyi egységek is vannak az anyagban, akkor ezek a legkisebb segédletbeli egységek. Általában valamely levéltári intézmény teljes anyagáról készül, tehát teljes vagy központi segédlet. A levéltári anyag következő adatairól tájékoztat: cím vagy jelzet, kor, terjedelem, rendszer, rendezettség, segédlettel ellátottság. Mind a levéltári, mind pedig a raktári címet vagy jelzetet feltünteti. Helyrajzi vagy topográfiai címet vagy jelzetet nem ad. A terjedelmet részben iratfolyóméterben, részben a legkisebb raktári egységek számában tünteti fel. Rendszere az anyag tényleges rendszeréhez igazodik. Kiviteli formája az ívforma. Az áttekintő raktári jegyzék adatai a repertóriumban benne vannak. 13* 195