Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

korlátozás nélkül, nyújt tájékoztatást, tematikai rendszerben, azaz tárgyi cím- vagy vezérszavak szerint csoportosítva a segédletbeli egységeket. 14—82 Speciális tematikus segédlet — A speciális tematikus — pontosabban: tematikai rendszerű — segédlet valamely levéltári anyagnak nem az egészéről, hanem csak bizonyos témára vonatkozó részeiről nyújt tájékoztatást, tematikai rendszerben, azaz tárgyi cím- vagy vezérszavak szerint csoportosítva a segédletbeli egységeket. 14—83 Központi tematikus segédlet — vagy teljes tematikus segédlet valamely levéltári intézmény teljes anyagáról tematikai rendszerben, azaz tárgyi cím- vagy vezérszavak szerint csoportosítva a segédletbeli egységeket, nyújt tájékoztatást. 14—84 Részleges tematikus segédlet — valamely intézmény anyaga egy részéről tematikai rendszerben, azaz tárgyi cím- vagy vezérszavak szerint csoportosítva a segédletbeli egységeket, nyújt tájékoztatást. A segédletek formája 14—85 Segédlet formája — vagy kivitele attól függ, hogy a segédletbeli egységeket miként foglaljuk írásba, miként rögzítjük. A segédleteknek kétféle formáját különböztetjük meg: az ívformát és a kartotékformát. 14—86 ív formájú segédlet — segédletbeli adatait folytatólagosan egymás után ívekre írjuk, az íveket azutá# füzetbe fűzzük vagy kötetbe kötjük össze. Az ívformát általában olyan segédletnél részesítjük előnyben, amelyet lezártnak, véglegesnek tekintünk. Nemkülönben az ívformát részesítjük előnyben az olyan segédletnél, amelynek rendszere megegyezik a kérdéses levéltári anyag rendszerével. Választhatjuk azonban az ívformát nem lezárt, nem véglegesnek tekintett, valamint a kérdéses levéltári anyag rendszerétől eltérő rendszerű segédlet esetében is, miként megfordítva: a kartotékformát is választhatjuk lezártnak, véglegesnek tekintett, valamint a kérdéses levéltári anyag rendszerével egyező rendszerű segédlet esetében is. 14—87 Kartoték formájú segédlet — segédletbeli adatait külön-külön lapokra, kartotéklapokra írjuk, s a lapokat közös helyen, a kartotékban tartjuk. A kartotékformát általában olyan segédletnél részesítjük előnyben, amelyet nem lezártnak, nem véglegesnek tekintünk. Nemkülönben a kartotékformát részesítjük előnyben az olyan segédletnél, amelynek rendszere eltér a kérdéses levéltári anyag rendszerétől. Választhatjuk azonban a kartotékformát lezárt, véglegesnek tekintett, valamint a kérdéses levéltári anyag rendszerével egyező rendszerű segédlet számára is. A segédletek fajai 14—88 Kalauz — vagy pontosabban: a levéltári kalauz tájékoztatási célú, magas szintű, szintetikus, kiadásra szánt levéltári segédlet. A kalauz levéltári intézmények anyagának a szintjén készül, legkisebb segédletbeli egységei levéltári intézmények anyagai. A kalauz készülhet akár csupán egy, akár több levéltári intézmény anyagáról. Készülhet pl. a Magyar Országos Levéltárról, Magyarország állami levéltárairól, Magyarország valamennyi levéltáráról, a világ összes központi levéltáráról, levéltáron minden esetben levéltári intézmény teljes anyagát értve. A kalauz általában a következő adatokról nyújt tájékoztatást: cím vagy jelzet, kor, tárgy, terjedelem és tagolódás. Nem minden kalauznak kell azonban a fenti adatokat tartalmaznia. Egy nemzetközi levéltári kalauz megelégedhet a címmel, kor helyett a levéltári intézmény létesülésének