Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

E három célnak megfelelően biztonsági és tájékoztatási célú, valamint tervezési—statisztikai segédlettípusokat különböztetünk meg. A segédletek túlnyomó többsége nem kizárólagosan szolgálja a három cél valamelyikét, hanem csak elsődlegesen. Az elsődleges cél mellett a legtöbb segédlet a másik két cél szolgálatában is felhasználható. A segédletek egy része csak a levéltári intézmények belső használatára készül, más részük azzal a célzattal, hogy kiadásra is kerül. 14—56 Biztonsági célú segédlet — elsődleges rendeltetése a levéltári anyag biztonságos őrzésének a szolgálata. Elsődleges rendeltetése mellett a legtöbb biztonsági célú segédlet a levéltári anyag minél könnyebb használhatóvá tételét és a levéltári munka tervszerű megszervezését is szolgálja. A biztonsági célú segédlet elsődlegesen biztonsági célú adatokat tartalmaz. A legfontosabb biztonsági célú levéltári segédletek a következők: forid- és állagjegyzék, fond- és állagkartoték, fondok és állagok könyve, alapleltár, raktári jegyzék, áttekintő raktári jegyzék, iratjegyzék. A biztonsági célú segédletet nyilvántartó segédletnek vagy nyilvántartásnak is nevezik. 14—57 Tájékoztatási célú segédlet — elsődleges rendeltetése a levéltári anyag minél könnyebben használhatóvá tételének a szolgálata. Elsődleges rendeltetése mellett a legtöbb tájékoztatási célú segédlet a levéltári anyag biztonságos őrzését és a levéltári munka tervszerű megszervezését is szolgálja. A tájékoztatási célú segédlet elsődlegesen tájékoztatási célú adatokat tartalmaz. A legfontosabb tájékoztatási célú levéltári segédletek a következők: kalauz, fondok és állagok szakjegyzéke, útmutató, fondismertetés, ismertető leltár, konspektus, repertórium, lajstrom, regeszta, katalógus, mutató, tematikai segédletek. 14—58 Belső használatra szánt segédlet — azzal a céllal készül, hogy elsődlegesen a levéltári intézmények munkáját segítse. A kutatóknak e segédletek is rendelkezésükre állanak, kiadásra azonban nem kerülnek. A legfontosabb belső használatra szánt segédletek a következők: fond- és állagjegyzék, fond- és állagkartoték, fondok és állagok könyve, tervezési statisztikai kimutatás, alapleltár, raktári jegyzék, konspektus, áttekintő raktári jegyzék, iratjegyzék, lajstrom, katalógus, mutató, tematikai segédletek. A belső használatra szánt segédletek közül azonban egyesek kiadásra kerülnek, ha a levéltári anyagnak, amelyhez készültek, a forrásértéke a közlést indokolja. Elsősorban a katalógusok, mutatók és a tematikai segédletek között vannak kiadásra érdemesek. 14—59 Kiadásra szánt segédlet — azzal a céllal készül, hogy elsődlegesen a levéltári anyagot használó kutatók munkáját segítse. Az ilyen segédletek természetesen a levéltári intézmények munkáját is segítik. A legfontosabb kiadásra szánt segédletek a következők: kalauz, fondok és állagok szakjegyzéke, útmutató, fondismertetés, ismertető leltár, repertórium, regeszta. A segédletek szintje 14—60 Segédlet szintje — attól függ, hogy milyen szintűek a legkisebb segédletbeli egységek, azaz milyen szintűek azok a legkisebb levéltári vagy raktári egységek, amelyekre vonatkozó adatokat a segédletek tartalmaznak. A magas, közép és mély szintű levéltári és raktári egységeknek megfelelően ugyanilyen szintű segédleteket különböztetünk meg. 14—61 Segédletbeli egység — az a levéltári vagy raktári egység, amelyre vonatkozó adatokat a segédlet tartalmaz. A segédletbeli egységek részben levéltári, részben pedig raktári egységek.