Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

elő- és hátlappal, továbbá három oldallappal rendelkező, kemény papíranyagból készült, rendszerint vászonszalaggal vagy spárgával átkötött iratőrző. A dossziét mint raktári egységet úgy szokták kialakítani, hogy egy levéltári, illetve irattári egységnek, egy tételnek feleljen meg. 12—198 Ügyirat — alsó szintű levéltári, illetve irattári egység. Az ügyirat természetesen kialakult, nem pedig mesterségesen kialakított levéltári, illetve irattári egység. Levéltári rendezés során nem szoktak ügyiratokat kialakítani, annál inkább a már az irattárakban kialakult ügyiratok megbomlott rendjét helyreállítani. Az iratkezelés fejlődése során nálunk elég későn alakult ki az ügyirat, sok esetben ki sem alakult. Inkább a kormányzati szervek iratkezelésében találkozunk vele, a gazdasági szerveknél és a magánszemélyeknél viszont ritkán fordul elő. A minisztériumi iratkezelésben alapszámoknak, más szerveknél irattári számoknak is nevezik az ügyiratokat, az irattári és levéltári jelzetükül szolgáló alap-, illetve irattári számok alapján. 12—199 Alapszám — kifejezésnek kettős jelentése van. Jelenti egyrészt a számrendi alapon, mégpedig az alapszámrendszerben rendszerezett és rendezett ügyiratok rendszerbeli helyét mutató, jelzetéül szolgáló számot, amely az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok valamelyikének az iktatószáma. Az alapszám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári jelzet. Jelend másrészt azt az ügyiratot, amelyet mint irattári vagy levéltári jelzet jelez, amelynek a rendszerbeli helyét mutatja. Az alapszám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári egység. 12—200 Irattári szám — kifejezésnek kettős jelentése van. Jelenti egyrészt a számrendi alapon, mégpedig az irattári számrendszerben rendszerezett és rendezett ügyiratok rendszerbeli helyét mutató, jelzetéül szolgáló számot. Az irattári szám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári jelzet. Jelenti másrészt azt az ügyiratot, amelyet mint irattári vagy levéltári jelzet jelez. Az irattári szám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári egység. 12—201 Ügyiratdarab — alsó szintű levéltári, illetve irattári egység. Az ügyiratdarab természetesen kialakult, nem pedig mesterségesen kialakított levéltári, illetve irattári egység. Az iratkezelés fejlődése során nálunk nemcsak az ügyirat, hanem az ügyiratdarab is elég későn alakult ki, az 1526-ban a Habsburgok bécsi udvarában szervezett magyar kancelláriánál pl. csak 1770-ben. Voltak és vannak szervek, amelyeknél egyáltalán nem alakult ki. Inkább a kormányzati szervek iratkezelésében találkozunk vele, a gazdasági szerveknél és a magánszemélyeknél viszont ritkán fordul elő. A minisztériumi iratkezelésben iktatószámoknak is nevezik az ügyiratdarabokat, az irattári és levéltári jelzetükül szolgáló iktatószámok alapján. 12—202 Iktatószám — kifejezésnek kettős jelentése van. Jelenti egyrészt a számrendi alapon, mégpedig az iktatói számrendszerben rendszerezett és rendezett ügyiratdarabok rendszerbeli helyét mutató, jelzetéül szolgáló számot. Az iktatószám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári jelzet. Jelenti másrészt azt az ügyiratdarabot, amelyet mint irattári vagy levéltári jelzet jelez, amelynek a rendszerbeli helyét mutatja. Az iktatószám ebben a jelentésében irattári vagy levéltári egység. 12—203 Egyes irat — a legkisebb levéltári egység, a vertikális levéltári tagolódásban a legalsó szinten foglal helyet. Az egyes irat nemcsak levéltári, hanem egyben raktári egység is lehet. Egy kötet levéltári és egyben raktári egység is lehet. Persze, a kötet nem minden esetben raktári egy-