Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
utóbbi módon történik a raktári számozás, érvényesül a numerikus alap a raktári rendszer és rend kialakításában. 12—126 Numerikus rendszer — olyan levéltári és raktári rendszer, amelynél a rendszerezés alapja a numerikus alap. A legáltalánosabb numerikus rendszerek az iktatószám- és az alapszámrendszer. A numerikus rendszert számrendi rendszernek is nevezik. 12—127 Numerikus egység — olyan levéltári és raktári egység, amely a numerikus rendszerezési alap figyelembevételével alakult ki, illetve amelyet így alakítottak ki. Numerikus egységek pl. egy minisztérium anyagában az alapszámokkal jelölt ügyiratok és az iktatószámokkal jelölt ügyiratdarabok. A numerikus egységet számrendi egységnek is nevezik. 12—128 Numerikus rendezés — vagy számrendi rendezés olyan levéltári rendezés, amelynél a rendszerezés numerikus alapon történik. 12—129 Numerikus rend — vagy számrendi rend a levéltári anyagnak numerikus vagy számrendi rendszerezése és rendezése során kialakult rendje. 12—130 Iktatószámrendszer — a numerikus rendszernek az a fajtája, amelyet ügyiratdarab szintű levéltári egységek horizontális tagolásánál alkalmaznak. Az iktatószámrendszert az iratképző szervek és személyek irattáraiban az iratanyagnak az iratképzőnél történő keletkezését, illetve az iratképzőhöz való érkezését közvetlenül követően szokták alkalmazni, azaz elsősorban irattári rendszer, amit az iratanyagnak levéltári őrizetbe kerülése után gyakran levéltári rendszerként is megtartanak. Az iktatószámrendszer alkalmazásánál az ügyiratdarabokat az iratképzőnél történő keletkezésüket, illetve az iratképzőhöz való érkezésüket közvetlenül követően, az iktatás alkalmával, évenként újrakezdődő folyamatos sorszámokkal, iktatószámokkal látják el és e számok rendjében őrzik. Az iktatószámrendszer csak egy év anyagán belül számrendszer, hiszen az iktatószámok minden évben ismétlődnek. Egy-egy év anyaga már nem számrendszerben, hanem időrendi rendszerben helyezkedik el. Egyegy év anyaga már magasabb szintű levéltári egység, mint az iktatószámmal jelölt ügyiratdarab. Az iktatószámrendszert mindig együtt alkalmazzák az időrendi évrendszerrel. A nagyobb levéltári egységeket előbb évek szerint, majd egy-egy év anyagát iktatószámok szerint tagolják kisebb levéltári egységekre. Az iktatószámrendszer levéltári egységei mély szintű, ügyiratdarab szintű levéltári egységek. Az iktatószámrendszert elsősorban olyankor alkalmazzák, amikor az ügyintézés során ügyiratokat még nem, hanem csak ügyiratdarabokat alakítanak ki. Az iktatószámrendszert sajátos formában alkalmazzák az alapszámrendszeren belül. 12—131 Alapszámrendszer — a numerikus rendszernek az a fajtája, amelyet ügyirat szintű levéltári egységek horizontális tagolásánál alkalmaznak. Az alapszámrendszert az iratképző szervek és személyek irattáraiban szokták alkalmazni, azaz elsősorban irattári rendszer, amelyet az iratanyagnak levéltári őrizetbe kerülése után rendszerint levéltári rendszernek is megtartanak. Az alapszámrendszer alkalmazásánál az egy ügyre vonatkozó, különböző iktatószámokkal jelölt ügyiratdarabokból ügyiratokat alakítanak ki, olyképpen, hogy az ügyiratdarabokat az egyik ügyiratdarabhoz vonják össze, ahhoz szerelik. Ez az ügyiratdarab lesz az ügyirat alapdarabja, ennek az iktatószáma lesz az ügyirat alapszáma, amely az ügyirat irattári, majd levéltári helyét meghatározza, amelyet az ügyirathoz tartozó minden egyes ügyiratdarabon fel kell tüntetni.
