Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

6. A levéltári segédletkészítés sorrendje

eszközei továbbá a raktári jegyzék és 'konspektus készítésének is, a rendezés megtörténtével és a raktári jegyzék és konspektus elkészültével azonban szerepük végetér. Ilyen jegyzékeket és fél jegyzéseket 'természetesen lehet, sőt a legtöbbször kell is, mindenfajta levéltári segédlet készítése előtt,'a rendezés során készíteni. Ezt a munkát azonban, bár sok tekintetben egyezik azzal, nem minősíteném levéltári segédletkészítésnek, hanem csupán, ismétlem, a rendezés és a segédletkészítés közös előmunkálatának. — Ötödszörre, illetve közvetlenül az alapleltározás után, sőt esetleg azzal párhuzamosan, a levéltári tervezési statisztikai kimutatásokat készíteném el. — Hatodik segédletkészítési feladatnak a levéltári útmutató elkészítését vélem. — A következő — hetedik — segédletkészítési feladat kitűzését attól kell függővé tenni, hogy a kérdéses levéltári anyagnak milyen a levéltárj rendszere. Amennyiben tárgyi, akkor repertóriumot, azaz közepes szintű szintetikus jellegű levéltári segédletet, ajánlatosabb hozzá készíteni. Ha ellenben a levéltári rendszere a kérdéses levéltári anyagnak nem tárgyi, akkor általaiban ismertetőleltárt, egyes kiemelkedő fondok vagy állagok esetében pedig levéltárismertetést, azaz mindenképpen magas szintű analitikus jellegű levéltári segédletet kíván. Az ilyen — nem tárgyi — rendszerű*' levéltári anyagról repertóriumot készíteni nem is érdemes. -— Nem könnyű annak a kérdésnek az eldöntése, hogy milyen levéltári segédlet készüljön a repertórium elkészülte után: magasabb szintű analátikus jellegű (ismertetőleltár vagy levéltárismertetés), avagy alacsonyabb szintű szintetikus jellegű (jegyzék, lajstrom, mutató)? Ez a repertóriuminál alacsonyabb szint természetesen nem jelenti feltétlenül az egyes iratok szintjét, hanem lehet annál magasabb is, pl. alap- vagy iktatószámok szintje. A kettős lehetőség mérlegelésénél figyelembe kell venni azt a körülményt, hogy ismertetőleltárat vagy levéltárismertetést írni olyan levéltári anyagról, amelynek repertóriuma már van, amely tehát tárgyilag tagolt, nem egészen ugyanaz a feladat, mint olyan levéltári anyaghoz készíteni ezeket az analitikus jellegű segédleteket, amelyek tárgyilag nem tagoltak, amelyeknek repertóriumuk nincs, mert nem is lehet. Az előbbi esetben az Ásmertetőleltárt vagy a levéltárismertetést egyszerűbben, rövidebben, gyorsabban és könnyebben meg lehet írni. Az a véleményem, hogy a repertórium elkészülte után nem a szint mélyítése, hanem magasabb szintű analízis, azaz ismertetőleltár vagy levéltárismertetés készítése a következő — nyolcadik — levéltári segédletkészítési feladat. Az elkészült ismertetőleltárt vagy levéltárismertetést egybe lehet kapcsolni a megfelelő repertóriummal, ha nem is mint annak 'bevezetését, hiszen két külön műfajról van szó, de mint a repertórium használatát megkönnyítő, vele szorosan összefüggő másik levéltári segédletet. Bár — mint fentebb kifejtettük — ismertetőleltár és levéltárismertetés között lényeges különbség nincsen, a kettőt mégis meg lehet és meg is kell különböztetni. Általában inkább ismertetőleltárat készítsünk, s csak egyes kiemelkedő fondókról vagy állagokról készüljön a bővebb levéltárismertetés. Annak természetesen semmi értelme sincsen, hogy ugyanarról a fondről vagy állagról ismertetőleltárunk és levéilJtárismertetésünk is legyen. — Még az előző kérdésnél is nehezebb a vele összefüggő következő: a repertórium szintje után melyik le gyen az a következő alacsonyabb szint, amelyen levéltári segédletet érde-