Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

önként vetődik fel a kérdés, hogy miért elégszünk meg a repertóriumnál 4 adattal (cím vagy jelzet, kor, tárgy, terjedelem), amikor a magasabb szintű levéltári útmutatótól, levéltárismertetéstől, alap- és ismertetőleltár- • tói 12 adatot várunk? Ennek több oka van. Bizonyos adatokat, amelyeket az említett magasabb szintű levéltári segédletekben külön kell meghatározni, a repertórium külön meghatározás nélkül, szintjéből következőleg,, eo ipso megad. Ilyen adat a segédletekkel való ellátottságra és a kutatás módjára vonatkozó. Más adatokat célszerűtlen lenne a repertórium szintjén megadni, minthogy ezek általában egy-egy magasabb'szintű levéltári egységen belül azonosak, nem annyira a legkisebb raktári és tárgyi, hanem inkább a nagyobb levéltári egységekre jellemzők. Ilyen adat a rendezettségre, a selejtezettségre, a közzétettségre és a kapcsolatos irodalomra vonatkozó. A tagolódás feltüntetésének a repertóriumban semmi értelme, mert egyrészt a repertóriumbehe'knél kisebb raktári egységekre az anyag már nem tagolódik, másrészt a repertóriumban szereplőknél kisebb levéltári egységeknek már a puszta felsorolása is a szint további elmélyítését jelentené, aminek következtében a repertórium megszűnne repertórium lenni. Marad ezek után a levéltári rendszerre vonatkozó adat, mint egyetlen olyan, amelyet a repertórium eo ipso csak részben ad meg, a legkisebb tárgyi egységig lernenőleg, s amelynek további feltüntetése a repertóriumban is célszerűnek tekinthető. Minthogy azonban a levéltári rendszer is általában inkább a nagyobb levéltári egységekre jellemző adat, elegendő, ha a repertórium nem mindén legkisebb raktári és tárgyi egységnél, hanem csak azoknál a levéltári egységeknél tünteti fel, amelyeken belül változatlan. Annak természetesen nincsen akadálya, hogy az említett, magasabb szintre jellemző adatok (rendezettség, selejtezettség, közzétettség, irodalom), .amennyiben valamely magasabb szintű levéltári segédletben (pl. az alapleitárban) már megállapítást nyertek, megfelelő helyen a repertóriumban is fel legyenek tüntetve. Ez hasznos és kívánatos. Nem azt jelenti azonban, hogy ezeknek az adatoknak, akár magasabb szinten is, benne kell lenniök a repertóriumban. Tehát hasznos és kívánatos, de nem szükségszerű követelmény, hogy ezek az adatok — s elvileg a levéltári rendszerre vonatkozó adatot is ezek közé lehet sorolná — a repertóriumban benne legyenek. Ha az alapleltár pl., vagy valamelyik másik az említett magasabb szintű levéltári segédletek közül, előbb készült el, mint a repertórium, vegyük át belőle ezeket az: adatokat a repertóriumba is. Ha ellenben a repertórium készül előbb, ;akkor ne tekintsük megáUapításukat és a repertóriumba való felvételüket olyan feladatnak, amit feltétlenül el kell,végezni. A repertórium rendszerének a levéltári anyag tényleges rendszeréhez kell igazodnia. Természetesen az a kívánatos, hogy a tényleges rendszer megegyezzék az ideálissal, hogy az ideális rendszer kialakítása után ne kelljen új repertóriumot készíteni. Ez azonban nem azt jelenti, hogy repertóriumot ne készítsünk addig, amíg a levéltári anyag tényleges rendszere nem azonos az ideálissal. — Kiviteli formája a repertóriumnak az ívforma. Kartoték formában — miként a raktári jegyzék is — csak ideiglenesen, inkább a levéltári rendezés segédeszközeként készül. Különböző mutatókat, táblázatokat, térképeket stb. a repertóriumhoz is lehet készíteni.