Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
h) Raktári jegyzék A közepes szintű levéltári segédleteknek a magyar levéltári gyakorlatban három fajtája a legáltalánosabb: a raktári jegyzék, a konspektus és a repertórium. A raktári jegyzék neve eddig nálunk csomójegyzék volt. Ezt a nevet azonban nem tartom megfelelőnek, mert a legkisebb raktári egységek közül csupán az egyikre, igaz: a leggyakoribbra és a legjellemzőbbre, a csomóra utal. A csomón kívül azonban egyéb-legkisebb raktári egységek is vannak: kötet, doboz, téka stb. A csomójegyzék mindezeket éppúgy figyelembevette és feltüntette, mint a csomót. A csomójegyzék ugyanis a legkisebb raktári egységek szintjén készülő levéltári segédlet, egységei a legkisebb raktári egységek. Ezért javasolom, hogy neve — utalva a legkisebb raktári egységekkel való kapcsolatára — raktári jegyzék legyen. A raktári jegyzék elsődleges célja a levéltári anyag biztonságos őrzésének a szolgálata. A tájékoztatás szempontjából adatai keveset mondanak, a statisztikai tervezés számára sem nagy a jelentősége. Jellege szintetikus, adatai összefoglalóan meghatároznak, nem pedig részletesen kifejtenek. Mindössze két adatot várunk a raktári jegyzéktől: az egyik a levéltári anyag címére vagy jelzetére, a másik annak terjedelmére vonatkozik. A címnek vagy jelzetnek természetesen nemcsak maguknak a legkisebb raktári egységeknek, hanem az azoknál nagyobb levéltári és raktári egységeknek a címeit vagy jelzeteit is tartalmaznia kell, nem mindenegyes segédletbeli egységnél külön-külön, hanem csupán a segédletnek a levéltári és raktári tagolódásnak megfelelő helyein. A cím vagy jelzet teljes levéltárbeli jelzet kell legyen, azaz fel kell tüntesse mind a levéltári, mind pedig a raktári és a helyrajzi jelzetet. A levéltári és a raktári jelzetet a raktári jegyzéknek mindenképpen meg kell adnia minden legkisebb raktári egységnél külön-külön, a helyrajzi jelzetet ezzel szemben mindenegyes segédletbeli egységre vonatkozólag nem minden raktári jegyzéktől kívánjuk meg, hanem csak a raktári jegyzéknek bizonyos fajtájától. Az olyan raktári jegyzéket, amely mindenegyes benne foglalt legkisebb raktári egységnek nemcsak levéltári és raktári, hanem helyrajzi jelzetét is tartalmazza, helyrajzi (topográfiai) raktári jegyzéknek nevezzük. 24 A nem helyrajzi raktári jegyzékben elegendő, ha a helyrajzi jelzet csak a jegyzékbeli legnagyobb levéltári egységnél (pl. levéltár, fond) szerepel, a kisebbeknél már nem szükséges feltüntetni. Az Országos Levéltárban kialakított gyakorlat szerint minden legkisebb raktári egységnek a raktári jelzete három részből áll: az abc egyik nagy betűjéből és két számból. A nagy betű a levéltár egyik részének, ún. szekciójának a jele, raktári jelzete. (Pl. „A" szekció == magyar kancelláriai levéltár, „X" szekció = filmtár.) Az első szám az állagoknak a szekciókon belüli sorszáma. Minden szekción belül az állagok 1-gyel kezdődően folysz Helyrajzi leltárnak is szokták nevezni az ilyen levéltári segédletet, ezt a nevet azonban, ha elfogadjuk azt á javaslatot, hogy a leltárnak csak állagszintű levéltári segédletet hívunk, nem használhatjuk. Mityajev topográfiai (helyrajzi) mutatónak nevezi ezt a műfajt, amelynek két fajtáját különbözteti meg. Az egyik azt mutatja, hogy hol mi van, a másik azt, hogy mi hol van. I. m. 192—197. 1.
