Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
téneik azokat az adatait kell a levéltári útmutatóba felvennünk, amelyeik alkalmasak a fond tárgyának a meghatározására, s figyelmen kívül hagyhatjuk e történetnek olyan mozzanatait, amelyek á cél szempontjából lényegtelenek. Gyűjtemény jellegű fondok tárgyának meghatározásánál azt kell tisztáznunk, hogy a gyűjtőt a gyűjtemény összeállításában milyen cél és milyen szempontok vezették. Akár regisztratúra-, akár gyűjtemény jellegű a fond, amelynek tárgyát meghatározzuk, nem szabad szem elől tévesztenünk, hogy az egész fondnak a tárgyát kell röviden összefoglalva meghatároznunk, s ezt nem tehetjük úgy, hogy sorravesszük ^ fond egyes részeit, az állagokat, s azoknak a tárgyát soroljuk fel egymásután. Ez az eljárás azt jelentené, hogy a levéltári segédlet, szintjét mélyítjük, fondszintről lejjebb megyünk állagszintre. A levéltári útmutató szintetikus jellegére különösképpen a fond tárgyával kapcsolatban kell utalni. Ezzel kapcsolatban fenyeget ugyanis elsősorban az a veszély, hogy az útmutató készítője rövid összefoglalás, összefoglaló meghatározás helyett a részletes tárgyelemzés mezejére téved, s a fond tárgyával túl hosszan foglalkozik. Márpedig a levéltári útmutatónak az egyes fondok tárgyáról szóló részei nem lehetnek hoszszúak. A levéltári útmutató ugyanis — mint említettük — valamely levéltári intézmény őrizetében lévő valamennyi fondról a nyomtatásban való megjelentetés szándékával készülő levéltári segédlet, amelyben éppen emiatt egy-egy fond részére csak viszonylag kevés hely juthat. A fond levéltári tagolódásáról szólva "a levéltári útmutatónak fel kell sorolnia a fond állagait, megadva azok levéltári címét vagy jelzetét. Az állagok raktári és helyrajzi jelzetét nem kell feltüntetnie. Amennyiben a fond nem tagolódik állagokra, hanem csupán sorozatokra, a levéltári útmutatónak a sorozatokat kell felsorolnia, azok levéltári címét vagy jelzetét adva meg. Abban az esetben, ha á fond nem tagolódik sem állagokra, sem sorozatokra, hanem csak ezeknél kisebb levéltári egységekre, a levéltári útmutatónak ezeket nem kell felsorolnia. Ilyenkor a levéltári útmutató a fondnál kisebb levéltári egységeket külön-külön nem tünteti fel, ezekről csupán összefoglalóan szól a fond levéltári rendszerével kapcsolatban. .Hasznos és kívánatos, de nem feltétlenül szükséges, hogy a levéltári útmutató az egyenkint felsorolt fondrészeknek: állagoknak vagy sorozatoknak levéltári címén vagy jelzetén kívül korát és terjedelmét is feltüntesse, mégpedig ugyanolyan módon, ahogyan magának a fondnak adja meg ezeket az adatait. Ezáltal még nem változik meg a levéltári útmutató szintje, a fondszintről nem megy lejjebb állag- vagy sorozatszintre. A szintsűllyedés problémája a további adatokkal kapcsolatban merül fel. Abban az esetben, ha ezek az adatok a fond egész anyagára vonatkozólag egyöntetűek, azaz ha az egész fondnak ugyanaz a levéltári rendszere, ugyanolyan fokú a rendezettsége, a selejtezettsége, ugyanazok a segédletei stb., — nincsen probléma. Amikor azonban a fond egyes állagainak a levéltári rendszere el térő,/ rendezettségük, selejtezettségük különböző fokú, segédleteik mások stb., — a levéltári útmutató nem teheti meg, hogy ezeket az adatokat mindenegyes állagról külön-külön megadja, mert ha ezt tenné,
