Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
1. A levéltári segédletek fogalma
tek, hogy az irattári, később levéltárivá váló, anyagra vonatkozó, annak őrzését és használhatóvá tételét szolgáló adatokat nyújtsanak. Az irattári segédletek mint levéltári segédletek is használhatók, sokszor semmi különbség sincs közöttük azon kívül, hogy más-más szervezeti keretek között jöttek létre. De bármilyen szoros is az összefüggés levéltárak és irattárak, levéltári és irattári segédletek között, lényeges különbség is van közöttük. Mert igaz ugyan, hogy a levéltárak és az irattárak rendeltetése azonos annyiban, amennyiben azonos anyagot őriznek és tesznek használhatóvá, de ugyan- i akkor különböző is annyiban, amennyiben más-más célok érdekében és ezeknek megfelelően más-más szempontok szerint őrzik, főleg pedig teszik használhatóvá anyagukat. Ez a különbség a levéltári és az irattári segédletek között is megvan. Indokolt tehát, hogy a kétféle segédleteket egy- ^ mástól megkülönböztessük. Méginkább indokolt a megkülönböztetés az úgynevezett ügyviteli segédletek felé, amelyek a szűkebb értelemben vett ügyvitel 1 során, tehát olyan időben készültek, amikor a később levéltárivá váló anyag nemhogy levéltári, de még iírattári őrizetben sem volt.' Az ügyviteli segédleteknek egy része — pl. az ülésjegyzőkönyvek, az iktatókönyvek — tulajdonképpen nem is tekinthető segédletnek, minthogy nem azzal az elsődleges rendeltetéssel készült, hogy az ügyviteli anyag őrzését és használhatóvá tételét szolgálja. Más részüknek — pl. az ülés jegyzőkönyvek és az iktatókönyvek mutatóinak — ez volt az elsődleges rendeltetése. De az őrzésnek és a használhatóvá tételnek céljai és szempontjai a szűkebb értelemben vett ügyvitelben nem mindenben ugyanazok, mint az irattárban és a levéltárban. Ebből következik, hogy még azokat az ügyviteli segédleteket is, amelyek azzal az elsődleges rendeltetéssel készültek, hogy az ügyviteli anyag őrzését és használhatóvá tételét szolgálják, meg kell különböztetni nemcsak a levéltári, hanem az irattári segédletektől is. Méginkább vonatkozik ez azokra az ügyviteli segédletekre, amelyeknek elsődleges rendeltetése nem az volt, hogy segédletek legyenek. Ez a megkülönböztetés indokolt annak ellenére is, hogy az ügyviteli segédletek használhatók mint irattári és levéltári segédletek is, hogy egyes ügyviteli segédletek miben sem különböznek egyes irattári vagy levéltári segédletektől, azon kívül, hogy még a szűkebb értelemben vett ügyvitel során keletkeztek. Az elsődleges rendeltetést nem csupán azért kell a levéltári segédletek fogalma kritériumának tekinteni, mert —> miként az ügyviteli segédletekkel kapcsolatban említettük — vannak olyan levéltári segédletekül is használható írásművek (iratok), amelyek a levéltárakon kívül készültek és elsődleges rendeltetésük nem az volt, hogy segédletek legyenek. Az ilyeneket már az a tény kizárja a levéltári segédletek fogalmi köréből, hogy nem a levéltárakban jöttek létre. Vannak azonban olyan írásművek (iratok), amelyek a levéltárakban készültek, a levéltári anyagra vonatkozó, annak őrzését és használhatóvá tételét szolgáló adatokat tartalmaznak, a levéltári segédletek kritériumainak ilyen tekintetben megfelelnek, levél1 A szűkebb értelemben vett ügyvitel az ügyviteli anyagnak irattárba kerülésével zárul. Tágabb értelemben az irattár munkája is az ügyvitelhez tartozik. Ebben az értelemben az ügyvitel az irattári anyagnak levéltárba kerülésével zárul.
