Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
3. A levéltári segédletek formai kérdései
A tizedes rendszer alkalmazásával a kategóriákat először 10 nagy kategóriába sorolják, mindeigyiknek jele egy egyjegyű arab szám, 0-tól 9-ig. Mindegyik nagy kategória 10 kisebb kategóriára bontható, ezeknek jele e §y-e gy kétjegyű arab szám, 00-tól 99-ig. A beosztást tetszés szerint lehet tovább folytatni, minden kategória jele egy arab szám lesz, minél kisebb a kérdéses kategória, annál több jegye lesz ennek a számnak. A szám nemcsak megkülönbözteti egymástól az egyes kategóriákat, hanem egyben rendszerbeli helyüket is meghatározza. A tizedes rendszernek nemcsak előnyei vannak, hanem hátrányai is. Előnye az egyszerűség, a rugalmasság. Hátránya viszont, hogy korlátozott, egy-egy szinten 10-nél több kategória alkalmazását nem teszi lehetővé, ezért mechanikus. A tizedes rendszer, mint osztályozási mód, a könyvtárakban alakult ki. Levéltári alkalmazása még kísérleti stádiumban van. Nemcsak a levéltári segédletek adatainak csoportosításánál, hanem a levéltári anyag rendezésénél is alkalmazható. A levéltári segédletek adatainak rendszerezésénél elsősorban a tárgyi rendszer keretén belül való alkalmazása látszik célszerűnek. b) Kivitelük Bármilyen fentebb tárgyalt, vagy egyéb más rendszer szerint történik a levéltári segédletek adatainak rendszerbe foglalása, a kivitel tekintetében általában kétféle megoldás szokásos. Az egyik az, amikor az egyes levéltári egységekre — amelyeket a levéltári segédletek viszonylatában levéltári segédléti egységeknek nevezünk 8 — vonatkozó adatok folyamatosan, megszakítás nélkül következnek egymás után. Ilyenkor az adatokat ívekre írjuk, s azokat azután füzetekbe vagy kötetekbe fűzzük, illetve kötjük öszsze. Ezt a kiviteli megoldást ívformának, az így készülő levéltári segédletet ívformájúnak mondjuk. Az ívek összefűzése vagy kötése esetében füzetvagy kötetformájúnak is nevezzük az ilyen levéltári segédletet. A másik kiviteli megoldás az, amikor az egyes levéltári segédléti egységekre vonatkozó adatokat külön-külön lapokra írjuk. Ezeket a lapokat kartotéklapoknak mondjuk. Ezt a kiviteH megoldást kartotékformának, az így készülő levéltári segédletet kartotékformájúnak nevezzük. A két kiviteli megoldás közül az elsőt, az ívformát, olyan levéltári segédletek számára szoktuk választani, amelyeket véglegeseknek vagy lezártaknak tekintünk. 9 A másikat, a kartotékformát, pedig olyan levéltári segédleteknél szoktuk alkalmazni, amelyek ideiglenesek, vagy folyamatosan kiegészülnek. Ez azonban nem jelenti azt, hogy adott esetben, ha a 8 Ha pl. a levéltári segédlet állagszinten készül, a levéltári segédlet viszonylatában az állag a levéltári segédléti egység. Ha tételszinten, akkor a tétel, ha alapszámszinten, akkor az alapszám, és így tovább. 9 Végleges levéltári segédlet általában rendezett levéltári anyagról készül. Ideiglenes levéltári segédletet a rendezéssel párhuzamosan, részben a rendezés érdekében is, szoktunk készíteni. Lezárt levéltári segédlet általában olyan levéltári anyagról készül, amely már nem gyarapszik és- nem fogy. Kiegészülő a levéltári segédlet abban az esetben, ha a levéltári anyag, amelyről készül, még nem lezárt, hanem növekszik, vagy csökken.
