Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)
ELSŐ RÉSZ Az Erdélyi Kancelláriai Levéltár (B szekció)
Az irattári hivatalban iratborító lapok (palliumok) közé helyezték az odakerült, egy iktatószám alá tartozó iratokat. A palliumra rávezették az irat iktatószámát, a registraturára jutása keltét, az exhibitum kivonatát, a mellékletek számát s a kiadmányok jelzését. 47 Az iratokról betűsoros mutató készült. Az anyag azután, iktatószámai rendjében, 100—100 iratot tartalmazó fasciculusokba került. A registraturán történt a kétfajta királyi könyv vezetése is. Az elsőbe királyi resolutiók, decisiók, szabályrendeletek, az Erdélyi Udvari Kancellária döntéssel ellátott felségelőterjesztései kerültek; a másodikba a gyökeres jogbiztosító oklevelek (donatiók, privilégiumok, armalisok stb.), tisztségadományozások. A könyvekhez mutató volt készítendő. Hosszasan szabályozta az instructiótervezet (több helyütt is) az iratoknak a registraturáról kikölcsönzése módját. Minthogy a királynő kívánsága az volt, hogy a korábbi iratanyag is a most bevezetendő rendbe kerüljön, az utasításterv külön feladatává tette a registratornak, hogy gondoskodjék a hiányzó iratok lehető pótlásáról. Másrészt viszont arra is felszólította, hogy amennyiben a régebbi iratanyagban „ob inutilitatem" kiselejtezendőket talál, ezek jegyzékét (mutatózásuk előtt) juttassa el az elnökhöz; a tanács volt azután hivatva dönteni kiselejtezésük tárgyában. Az elsoroltak mellett az utasításterv még számos olyan részintézkedést tartalmazott, amelyek nem illették oly szorosan az iratok útját, mint az ismertetettek. Ilyen intézkedés volt a segédhivatalok koordinációját illető. A protocollista minden hó végén megbeszélést tartott az expeditorral és registratorral annak ellenőrzésére, hogy az egyes segédhivatalok rendben átadták-e egymásnak az iratokat. Az elsőnek (aki, minthogy az iratok többször is átmentek kezén, mintegy „kulcsembere" volt az ügyintézésnek, s némileg az irodaigazgató tisztét töltötte be) jelentést kellett tennie az elnöknek minden ügyintézési szabálytalanságról. Amellett köteles volt havi és évi kimutatásokat készíteni az ügyintézésről. Ilyen rendelkezés volt a titkárokat illetően az, hogy bizottságokban actuariusokként működjenek (ha az elnök nem rendelkezett külön e tárgyban, a bizottság referens tanácsosa mellé beosztott titkár látta el e feladatkört). Ha a secretariust előléptették, vagy más hatósághoz helyezték át, új munkakörének átvétele előtt el kellett látnia az összes neki kiosztott fogalmazványt, s át kellett küldenie a referenshez. Az expeditura évi jelentésekre volt kötelezve a kiadmányokról (ezt az elnökhöz kellett felküldenie). A registraturát és a referenseket egyaránt érintették azok a rendelkezések, amelyek szerint a referensnek külön-külön kellett őriznie hivatalos és magániratait (hogy elhalálozása esetén az utóbbiakat ne kelljen átvizsgálni). Ha az előadó szabadságra ment, vagy hivatalból volt távol, visszaadta az irattárnak a nála levő iratokat (különválasztva a még szükségeseket a reponálhatóktól; az előbbieket visszatéréséig cumulusban a levéltárban őrizték). Általános rendelkezések voltak végül azok, amelyek kötelezték a Kancellária tisztviselői karát a hivatali titok megtartására, tilalmazták iratoknak az elnök engedélye nélküli másolását, kivonatolását, felekkel, ágensekkel ügyintézőjük személyének közlését, a tisztviselők lelkére kötötték a hivatalos idő megtartását, egyes kategóriáknál kifejezetten előírták: a hivatal helyiségében dolgozzanak. Az ügyintézési reform másik főrésze az Erdélyi Udvari Kancellária referenciabeosztásának szabályozása volt. Ez annál is inkább jelentős, mert a korábbi, ismertetett szabályozások keveset mondanak a Kancellária hatásköréről. Ez a hatáskör, mint az általános hatáskörrel bíró, nem szakjellegű s szakágazatként
