Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

ELSŐ RÉSZ Az Erdélyi Kancelláriai Levéltár (B szekció)

Az iratanyag általában egyszerű ügyirat jellegű: egysége a biztoshoz érkezett irat (és mellékletei) s az ügyben kelt elintézés fogalmazványa. Nem ritka eset azonban az, hogy egy-egy fontosabb ügynél valóságos kis convolutum alakult ki: itt ti. együtt tartották az ügy egy érdemi fázisát illető összes exhibitumokat. Segédkönyvül igen részletesen vezetett iktatókönyv szolgál az állaghoz. Rovatai: az irat iktatószáma, a hatóságokhoz érkezésének napja, küldője és saját kelte, tárgya (ez nemegyszer egy-másfél oldalt is elfoglal az iktatókönyvben), az elintézés jelzése (jórészt ez is részletes), az elintézés kelte, a várható válasz előjegyzése, ill. ennek száma (a három utolsó rovat elvétve van kitöltve). Az állag kutatása ennek alapján történhet. A kérőlapon az állag nevét s az iktatószámot kell feltüntetni. B 51. AZ ÁLTALÁNOS IRATOK IKTATÓKÖNYVE (1740-) 1834-1841 1 kötet 1. 1 kötet A királyi biztos általános iratainak csak iktatókönyve található az Erdélyi Kancelláriai Levéltárban. Az általános ügyintézésbe került iratok tárgyát röviden úgy jellemezhetnők, hogy minden olyan ügyiratai idekerültek, amelyeket nem tartottak titkosaknak. Itt elég tehát egyrészt a bevezetőben a biztos tevékenységéről elmondottakra s a titkos ügyintézés már ismertetett körére utalnunk. Másrészt számos ügynek vagy ügycsoportnak bizonyos iratai a titkos, más iratai az általános sorozatba kerültek. A biztos Erdélybe indulásával kapcsolatban pl. a titkos sorozatba került az 1833. november 29-i kézirat, Metternich ismertetett levele, a bizalmas feljegyzések stb.; az általánosba az 1810—1811-i országgyűléssel kapcsolatos közlések, a systhematica deputatiók megküldött operatumai, marehalisokat illető több Conferential Extract, a nádori formulare, Estei Ferdinánd ínségügyi megbízatása stb., az országgyűlés megnyitása előtti időszakról a marchalisok protocollumai. Ez a vagy csak egészen általánosan, vagy csak (az előbbiekben bemutatott módon) egészen konkrétan megvonható választóvonal húzódik a kétféle ügyintézés közt. Különbözők a kétféle ügyintézés megkeresői és címzettjei is: a királyi kéziratok és felségelőterjesztések, Metternich, Sedlnitzky, Reviczky jegyzékei általában a titkos ügyintézésbe kerülnek, a Guberniummal és az Erdélyi Udvari Kancelláriával, ill. ezek vezetőivel, valamint más, alsóbb hatóságokkal és magánszemélyekkel folytatott levelezés az általánosba. (Ez az elv sem érvényesül azonban mereven.) Az általános iratok megmaradt iktatókönyve a következő sorozatokra tagolódik: iktatószám, az irat praesentatuma, a küldő neve és az irat kelte, a tárgy (a küldő neve ebbe a rovatba is át szokott futni; a szöveg folyamatos), az elintézés jelzése (kinek küldték), kelte, az ügyben várható jelentés stb. s ennek száma. A kötet még iratok hiányában is haszonnal forgatható; tárgykivonatai ti. eléggé igényesek (ha ugyan nem haladják is meg az iktatókönyvi tárgy kivonatok szokásos méreteit), s amellett az exhibitum fogalmazványa, ill. a biztosi irodán készült elintézés tisztázata az iktatókönyvi bejegyzések alapján más levéltárakban fellelhető. Kutatás esetén a kérőlapon az állag nevét kell feltüntetni.