Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

címe, kora (év, évkor), levéltári jelzete. Ha valamely levéltári egység anyaga nem egyetlen raktári egységben található, elegendő a kezdő és záró irat jelzetét feltüntetni. 3. Áttekintő raktári jegyzék A tájékoztatást és a biztonságos őrzést egyaránt szolgálja, szintetikus módszerű levéltári segédlet. Szintén a fond (állag) külső (fizikai) és belső (levéltári) tagolódásának alapul vételével egyenként sorolja fel az annak részeit alkotó raktári egységeket (csomókat, dobozokat, köteteket) és a bennük őrzött közös tárgyú levéltári egységeket (kútfők, tételek). Tehát egyrészt a legkisebb raktári, másrészt a legkisebb tárgyi egység szintjén készül, és megadja a legkisebb általános tárgyú levéltári egység címét. Ez az áttekintő raktári jegyzék legfontosabb információja. Főbb adatai a következők: a fond, illetve állag törzsszáma, címe, kora (összefoglalóan időhatárokat és a nagyobb hiányokat jelölve), terjedelme (először a raktári egységek száma és fajtája, utána a mennyiség folyóméterben). Rövid bevezető szövegben ismertetni kell a fond (állag) keletkezését, tárgyát, szerkezetét, rendszerét, a fondképző feladat- és hatáskörét, kutatási lehetőségeit, az anyag rendezettségére, selejtezettségére, segédletekkel való ellátottságára vonatkozó információkat, a jelentősebb hiányokat. Fel kell tüntetni a fond (állag) nagyobb levéltári egységekre tagolódását, raktári helyét. A raktári jegyzék speciális adata a raktári szám (rakszám), amely a raktári egységnek a fondon, illetve állagon belüli rendszerbeli helyet jelzi. (Ez mindig arab szám). Szólni kell a raktári egység tárolási módjáról (doboz, csomó, kötet stb.). A többi speciális adatok esetében az iratkezelés és irattározás módja a döntő, mint azt a rendezési kérdéseknél is láttuk. A kútfők és tételek (positio-k) szerint irattározott feudáliskori iratoknál évek, kútfők, tételek a sorrend: Magyar Országos Levéltár C 49. Helytartótanács, Városi osztály 625. csomó 1834 12 kútfő (Buda) 47-956 pos. 626. csomó 957-1146 pos. 627. csomó 1147-1250 pos. Az abszolutizmuskori tárgyosztályok szerinti iratkezelésben a tárgyosztály (alosztály), levéltári szám következnek egymás után: Budapest Főváros Levéltára, Pesti Levéltár, Tanácsi iratok 46. doboz 1856 II. tárgyosztály (iparügyek) 51-100 levéltári szám