Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

1. Levéltári kalauz A segédlet tájékoztató jellegű. Egy-egy levéltár (mint intézmény) legnagyobb egységeit írja le. Röviden ismerteti az általa tárgyalt levéltári intézmény történetét, főbb kutatási szabályait, felsorolja a legnagyobb levéltári egységek címét, tárgyát, korát, terjedelmét és tagolódását. Készülhet egy levéltárról, az ország összes levéltáráról, a világ összes archívumáról. Nyomtatás, sokszorosítás céljából készül. Nálunk a legismertebb ilyen jellegű kiadványok: „Magyarország levéltárai" (Szerk.: Balázs Péter. Budapest, 1983.); „Magyarország levéltárai" (Szerk.: Blazovich László - Müller Veronika. Budapest-Szeged, 1996.) 2. Fondjegyzék A levéltárak alapvető tájékoztatási és nyilvántartási segédlete, amelynek célja, hogy a fondképzők szervezeti változásainak megfelelően foglalja össze egy-egy intézmény iratanyagát. A kutató a levéltárak fondj egy zekéiből állapítja meg, hogy hol, milyen iratokat őriznek. A fondj egy zék a következő adatokat tartalmazza: a fond törzsszáma, címe, évköre, terjedelme folyóméterben megadva, levéltári tagolódása. Az állagokra tagolódó fondoknál az állag címét, évkorét és terjedelmét is meg kell adni. A nyomtatott fondjegyzékek a kéziratok lezárásakor érvényes adatokat rögzítik. Újabban a levéltárak számítógépen tartják nyilván fondj egyzéküket, így naprakész adatokat tudnak nyújtani. A területi levéltárak az 1962-es szerkesztési alapelvek szerint elkészítették fondj egy zekéiket, amelyek közül a debreceni, egri, győri, esztergomi, gyulai, kaposvári már 1963-ban megjelent. Az iratanyag gyarapodásával második, harmadik kiadások láttak napvilágot. (A fondjegyzék szerkesztési elveiről ld. az előző fejezetet.) Mint a korábbiakban jeleztük, a Magyar Országos Levéltár és a szaklevéltárak fondjainak rendszere eltér az ország többi intézményétől. Előbbinél az anyag szekciókra, azokon belül fondokra, majd állagokra tagolódik. A szekciókat az ábécé nagy betűivel, a szekciókon belüli törzsegységeket 1-gyel kezdődően, növekvő arab számokkal jelölte meg az intézmény. Minden törzsegység levéltári jelzete az ábécé valamelyik nagy betűjele és egy arab szám. Ez a jelzet az illető törzsegység (fond vagy állag) törzsszáma. Például a K szekció a Polgári kori központi kormányhatóságok levéltárait, ezen belül az 579 szám az Igazságügyminisztérium általános iratait jelöli. Tehát ennek az anyagnak a törzsszáma K 579. A Magyar Országos Levéltár első fondjegyzéke 1959-ben jelent meg, melynek azóta két újabb kiadása volt (a harmadik kiadás 1996-ban). Szintén 1959-ben jelent meg a Központi