Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

rehozott levéltári anyagot szabály szerint, csak rendezetten, az irattani részben említett átadásátvételi jegyzék kíséretében vette át. Más jogcímen is kerülhetett levéltári anyag levéltári őrizetbe, ilyenek az iratvásárlás, az ajándékozás, a csere, a saját előállítás, a letét és a levéltári kezelésbevétel. A levéltárak nem szerezhettek meg állami tulajdont képező levéltári anyagot iratvásárlás útján. Megvásárolhattak azonban - a rendelkezésre álló anyagi fedezet keretein belül - olyan nem állami tulajdont képező levéltári anyagot, amely gyűjtőkörükbe tartozott. A levéltárak ugyanis azon az anyagon kívül, amelynek átvételére és megőrzésre illetékesek, olyan anyagot is vettek és ma is őriznek, amely az illetékességi körüknél tágabb gyűjtőkörükbe tartozott, fgy pl. valamennyi tanácsi levéltár gyűjtötte az illetékességi területén élt, ott jelentős szerepet játszott személyek, családok levéltári anyagát és az ott keletkezett egyes történeti értékű iratokat, kép- és hangfelvételeket. Történeti értékű levéltári anyagot a levéltárak ajándékként, valamint végrendeleti hagyatékként (öröklés címén) is elfogadhattak. Ha az ajándékozás, öröklés vagy beszolgáltatás során átvett levéltári anyag nem az átvevő levéltár illetékességi vagy gyűjtőkörébe tartozott, azt az átvevő levéltár az illetékes levéltárnak küldte meg. A levéltári anyag cseréjére csak abban az esetben kerülhetett sor, ha a csere útján megszerezhető anyag átvételére a levéltár volt illetékes. A levéltár saját előállítású levéltári anyaggal is gyarapodhatott. Ilyenek a mikrofilm, fénykép, vagy bármilyen más technikával készült reprodukciók, az iratmásolatok, hangszalag stb. Előfordult, hogy magánszemélyek a tulajdonukban levő levéltári anyagot letétként helyezték el a levéltárban, de anélkül, hogy tulajdonjogukról lemondanának. A levéltárak letétet csak írásban kötött szerződés alapján vehettek át. Levéltári kezelésbevételről akkor beszélünk, ha valamely levéltári anyag bírósági határozat, vagy más hatósági intézkedés következtében került a levéltár kezelésébe. Az ilyen anyagot a kezelés szempontjából átmeneti anyagnak kell tekinteni, kivéve azt az esetet, amikor az átadási okmány kifejezetten elismeri az állam tulajdonjogát a szóban forgó anyagra. Mint arról korábban is szóltunk, a jelenleg hatályos 1995. évi levéltári törvény 12. §-a nem selejtezhető köziratok levéltárba adását a szervek részéről - a keletkezés naptári évétől számítva - a 15. év végéig követeli meg, éspedig úgy, hogy azok teljes és lezárt évfolyamait adják át az illetékes közlevéltárnak.