Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

3. Szervezeti felépítés (szervezeti szabályzatok, ügyrendek alapján, követni kell az iratokban tükröződő változásokat), 4. Iktatás, irattározás (az iratkezelési szabályzatok, valamint az iratok alapján, az iratok irattári rendje), 5. A levéltárba került iratok, beszállításuk (a beszállítások időpontjai, az iratanyag terjedelme), 6. Az iratanyag állapota (az iratok levéltári raktári rendje, selejtezettsége, az ügyviteli segédletek adatai, átadás-átvételi jegyzékek), 7. Az iratok rendezése (az előző hat pontban foglaltak alapján meg kell határozni a rendezés módját, szintjét, a rendezés végrehajtásának sorrendjét, a rendezés helye, előrelátható időtartamát, a rendezendő iratok mennyiségét raktári egységben, segédlet készítését, levéltári és raktári jelzetelést stb.). A rendezés szintjei A levéltári anyag rendszerezésének és rendezésének eredménye az iratanyag tagolódása, melynek során alakulnak ki a levéltári szintek. E szintek az egymásra épülő kisebb-nagyobb részeknek nagyságrendi helyét jelentik. Három nagy kategóriát különböztetünk meg: - felső szint, - középszint, - alsó szint. Felső szint, felső (alap-)szintű rendezés A felső szint összefoglalóan azokat a levéltári szinteket jelenti, amelyeken az alábbi nagyobb terjedelmű levéltári egységek helyezkednek el: - a levéltári intézmény anyaga - fondfőcsoport - szekció - fondcsoport - levéltár - fond - állag. A legnagyobb levéltári egységek, az egyes levéltári intézmények viszonylatában ez a rendszerezés egyértelmű azok illetékességi és gyűjtőkörének elhatárolásával. Az intézmény iratanyaga jelenti a teljes gyűjteményt, amely az egyes levéltárak őrizetében van. Általában nem természetesen, hanem mesterségesen kialakított.