Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

I. IRATTANI ISMERETEK

5. IRATKEZELÉS A FEUDALIZMUS UTOLSÓ ÉVTIZEDEIBEN Az irattári rendszerek fejlődésére különböző történeti tényezők hatottak; az írásbeli ügyintézés rendszeressé válása, a közigazgatás fejlődése miatt megnőtt az igény a gyorsabb tájékozódásra, egy racionálisabb rendszerre. Mint láttuk, a régi kormányszervekben kialakult gyakorlat szerint a keletkezett (beérkezett és kiadványozott) iratokat iratfajták szerint bontották: alaki, iratfajták szerinti, illetőleg időrendi állagok keletkeztek. Később azonban egyre nagyobb szükség volt az ügyiratok szerint irattározásra. Ennek érdekében az ügy lezárásáig az ügyirat egyes darabjait együtt tartották. Ügyiratok szerinti irattározás akkor alakult ki, amikor a sorozatrendszerről a tárgyi szempontok szerinti csoportosításra tértek át. A kormányszékeknél az 1760-as évektől vezették be az új ügykezelést, a „nova manipulatio"-t, mely 1848-ig meghatározta a hatóságok iratainak rendszerét. A formai szempontról áttértek a tárgyi, tartalmi szempont szerinti rendszerezésre. Ez szorosan összefügg a Habsburg Birodalomban az erős központi kormányzat kiépítését célzó reformokkal. Az ügyiratok kialakítását szolgáló döntő tényező az iktatás bevezetése volt, ez a Helytartótanács esetében 1769-ben, a Magyar Kancelláriánál 1770-ben, a Magyar Kamaránál 1773-ban, az Erdélyi Kancelláriában 1775-ben történt. A kormányszerveknél kötelezővé tett egyszerű sorszámos iktatás az iratváltás egységének elve szerint ment végbe, a beadvány és annak elintézése azonos sorszámot nyert. A sorszámos iktatással, az ügyiratok együtt-tartásával a korábbi egyoldalú sorozatok helyett kétoldalú (bilaterális) iratsorozatok alakultak ki, melyeket egyszerű számrendszerben, vagy ügyágazatok, tárgy osztály ok szerint helyeztek el az irattárakban. A reformok megvalósulását mindhárom kormányszerv (Kancellária, Kamara, Helytartótanács) ügyiratkezelésében nyomon követhetjük. a) Kancellária A Magyar, majd az Erdélyi Kancelláriában a postabontás után a jegyzőkönyvvezető iktatott, ráírta a mellékletek számát, rövid tárgykivonatot vezetett be az iktatókönyvbe. Az iktatás rendszere kihatott az irattározásra is; az egy iktatószám alá tartozó iratokat (a beérkezett irat, a beadvány; a vélemény ív, melyre a tanácsban intézett ügyekre a véleményeket feljegyezték; a véleményív alapján készült fogalmazvány) iratborító lapok (palliumok) közé helyezték, melyekre ráírták az iktatószámot, a regisztratúrába érkezés idejét, a beadvány tartalmi