Körösmezei András: Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez : Módszertani segédanyag (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 8. Budapest, 2001)

III. LEVÉLTÁRI KAPCSOLATTARTÁS A KÜLÖNBÖZŐ TÍPUSÚ GAZDASÁGI SZERVEKKEL

Sokszor magyarázatra szorul a tartós állami tulajdon értelmezése. Az állami tulajdon tartós mivoltát nem befolyásolja annak mértéke. Az 1 db jogbiztosító részvény állami tulajdona alapján is ugyanúgy ebbe a körbe sorolunk egy vállalatot, mint a 100%os állami tulajdonú részesedéssel működöt. Egyes vállalati jogászok megkérdőjelezik a közlevéltár illetékességét, holott az idézett 1995. évi XXXIX. tv-t módosító 1997. évi LXXVI. tv. melléklete a tartós állami részesedés mértékét feltüntetve a tartós állami tulajdonú részesedéssel működő társaságok közé sorolja azokat a cégeket is, amelyben a tartós állami részesedés mértéke 1 db szavazatelsőbbséget biztosító részvény. (Például: Hungaropharma Rt., HUNGEXPO Vásár és Reklám Rt., továbbá valamennyi erőmű és áramszolgáltató.) Csak a vázolt kérdések tisztázása után határozhatók meg azok a levéltár illetékességébe tartozó tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő (és az önkormányzati) gazdasági társaságok, amelyeket fel kell venni a levéltár szervjegyzékébe. A kapcsolattartás formájában és tartalmában a Magyar Országos Levéltár, az önkormányzati levéltárak és a szaklevéltárak feladatai azonosak. A feladatokat általánosságban az Ltv. 13. §-ának e) pontja és 32. §-ának (3) bekezdése határozza meg. Ezek szerint egyfelől a közlevéltár „a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét", másfelől az ilyen társaságok „kötelesek iratkezelésüket az illetékes közlevéltárral egyetértésben szabályozni, irattári anyagukat a szabályzatban foglaltak szerint kezelni, a helyszíni tájékozódást - az üzemi és az üzleti titok védelmének biztosítása mellett - a közlevéltár számára megengedni, nem selejtezhető irataikat ha azok feladataik ellátásában már nem szükségesek - részére átadni", vagyis közlevéltári kötelezettség a közfeladatokat ellátó szervekhez hasonlóan e szervek esetében is az ún. gyűjtőterületi munka teljes vertikumának végzése (szervnyilvántartás, közreműködés iratkezelési szabályzatok elkészítésében, az iratkezelés ellenőrzése, az iratselejtezésekjóváhagyása, a maradandó értékű iratok átvétele). Egy nem lényegtelen különbségre azonban fel kell hívni a figyelmet! Az Ltv. a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok maradandó értékű irataira nem rendeli el a keletkezésüktől számított 15 év eltelte utáni levéltárba adási kötelezettséget, hanem csak azt írja elő, hogy akkor kell ezeket a dokumentumokat levéltárba adniuk, ha azok „feladataik ellátásához már nem szükségesek".