Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

6. Iratkezelés a polgári korban (1850-1945)

Irattári rendszerek A feudális korhoz hasonlóan a polgári korban is az volt az irattározás legegyszerűbb módja, ha az iratokat évek és iktatószámok (sorszámok, alapszámok, főlajstromszámok) rendjében helyezték el. Ezt a módot alkalmazták például kis ügyforgalmú szerveknél sorszámos iktatásnál, az alszámos vagy főlajstromszámok iktatás esetén. Utóbbi esetekben ugyanis az alszámok használata a bonyolultabb ügyeknél is biztosította az iratok együtt-maradását. Az alapszámos iktatásnál azonban rendszerint tárgyi alapú irattározással találkozunk. E területen a „Hivatalos ügykezelési utasítás" írt elő fontos lépéseket. A magyarországi közigazgatási hatóságok számára kötelezővé tette, állítsanak össze irattári tervet, és irataikat ennek megfelelően irattározzák. A munka megkönnyítése érdekében mellékletként irattári tervmintát tett közzé: huszonegy irattári tárgyosztáíyt, és mindegyiken belül több-kevesebb tárgyi alosztályt sorolt fel. Például: VI. tárgyosztály: Polgári közigazgatás, VI. K. Tűzrendészet, VI.L: Folyamrendészet stb. A rendelkezés értelmében az irattárban az iratokat tárgyosztályon és alosztályon belül az alapszámok növekvő rendjében kellett elhelyezni. A rendelkezést az újonnan alakult közigazgatási szerveknél az 1850-es évek második felére bevezették, és elkészültek az irattári tervek is. Példa az irattározásra: Magyar Országos Levéltár D 120. Budai helytartósági osztály, általános iratok év tárgyosztály alosztály alapszám 1854 IX B 401 (kárpitos ügye) 1855 IX B 17373 (kontár-ügy) 1855 IX B 24284 (kontár-ügy) 1859 IX B 26996 (órásmester ügye) A megyéknél a rendelkezéssel szemben nagy volt az ellenállás. A városok közül például Pesten 1856-tól alkalmazták az egységes irattári tervet, de az iratokat külön irattári számok szerint kezelték. A kisebb városokban általános volt, hogy a korábbiakban kialakult gyakorlatot folytatva kútfő- és irattári számok rendjében alakították ki az irattárakat, és ez a rendszer élt az első világháborúig.