Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

6. Iratkezelés a polgári korban (1850-1945)

Például: 1878. év 24. 27. 31. 38. 115. 117., Iktatószám Alapszám: 24/1878. (visszafelé haladó) 117/1878. (előrehaladó) Az alapszámos iktatás gyakori formája, amikor az ügymenet több évre is áthúzódik. Ilyenkor vagy minden évben új alapszámot adunk az ügynek, vagy az változatlan alapszámon fut tovább. Például: Iktatószám: 1214/ 145/ 987/ tárgyév: 1869 1870 1870 alapszám: 34 34 34 tárgyév: 1869 1869 1869 stb. Az alapszámos iktatásnál tehát az irat azonosításához az év és az iktatószám mellett az alapszám ismerete is szükséges. E rendszerben az aktát borító ívet (előadói ívet) eleve úgy alakították ki, hogy az első lap alján külön rubrikát kapott az alapszám tárgyév iktatási szám/tárgyév Ez az iktatási mód 1948-ig tartotta magát. 1948 után is használták, főleg a hatalmas ügyfélforgalmat bonyolító (adóhivatal, társadalombiztosítás) szervezeteknél. Az alapszámos iktatási rendszer nagy előnye, hogy korlátlan számú iratot össze lehet kapcsolni. A visszacsatolásos rendszer esetében pedig több év iratanyagát egyben lehetett tartani, ha az első iktatási számot - mint láttuk - változatlanul alapszámnak tekintették.