Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

5. Az egyes szervtípusok iratfajtái

névjegyzékét. Természetesen ezen túl is többféle nyilvántartást kell vezetni: például az önkormányzat ingatlan és ingó vagyonáról, a területén lévő közművekről, az esetleg még tulajdonában levő lakásokról stb. Nyilvántartást kell vezetni a kiadott vállalkozói igazolványokról, regisztrálva azok esetleges későbbi visszavonását, vagy visszaadását is. Az önkormányzatok természetesen nem csupán passzív szereplői a közigazgatásnak, hanem meghatározott célkitűzések jegyében aktív alakítói, irányítói is a helyi vagy területi közösségnek. A képviselőtestület a törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá törvény felhatalmazása alapján annak végrehajtására önkormányzati rendeletet alkot. A képviselőtestület üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni, amely a megjelent képviselők és meghívottak nevét, a tárgyalt napirendi pontokat, a tanácskozás lényegét és a hozott határozatokat tartalmazza. A jegyzőkönyvet a polgármester és a jegyző aláírása hitelesíti. A központi államigazgatási szervek iratai között természetesen ritkábban fordulnak elő az egyes állampolgárok ügyeinek intézésével összefüggésben ismertetett irattípusok. Annál inkább jellemző az egyes jogszabályok előkészítésével, mások módosításával kapcsolatos iratok (jogszabálytervezetek) keletkezése, beleértve a más tárcák tervezeteire adott véleményeket, állásfoglalásokat is. A miniszter és a politikai államtitkár fontos feladata az Országgyűléssel (beleértve a parlamenti bizottságokat is) való kapcsolattartás, amelyben külön minisztériumi részleg segíti őket. Ezzel összefüggésben rendszeresen készülnek a tárca egészét vagy az általa felügyelt valamely részterületet érintő tájékoztatók, beszámolók, elemzések, s itt említhetjük a képviselői interpellációkat és az azokra adott válaszokat is. Az általuk felügyelet terület működési feltételeinek állandó figyelemmel kísérése, javítása, esetleg az adott terület érdekeinek érvényesítése érdekében helyzetelemzések, ágazati fejlesztési koncepciók stb. készülnek. E témakörben rendszeres levelezést folytatnak a szakszervezetekkel, a szakmai érdekképviseleti szervekkel, a kamarákkal, a társminisztériumokkal, önkormányzatokkal stb. Valamennyi minisztériumnak vannak ma is szakhatósági feladatai, melynek ellátása során ellenőrzéseket végezhet, melynek során jegyzőkönyvek, szakvélemények, jelentések stb. születnek. (És akkor még a minisztérium saját apparátusával kapcsolatos személyzeti, munkaügyi, gazdálkodási, üzemeltetési ügyek intézése során keletkező számtalan irattípusról nem is beszéltünk.)