Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
5. Az egyes szervtípusok iratfajtái
szolgáltatók számláit, a banki átutalások bizonylatait is őriznünk kell, hiszen a szolgáltatóval támadt vitánk esetén csak ezek felmutatásával érvényesíthetjük jogainkat. Hosszabb időszakon keresztül való megőrzésük azonban éppenséggel akadályozná a kívánt cél elérését, hiszen a rövidesen felhalmozódó irattömegben esetleg éppen a szükséges számlákat nem találnánk meg. Ezeket tehát célszerű eleve időrendben lerakni, s viszonylag rövid időközönként átselejtezni. Egyes iratféleségek készítését, rendszeres időközönként való aktualizálását, mások folyamatos vezetését az államigazgatási szervek, bíróságok, önkormányzatok, vállalatok és társadalmi szervezetek részre esetenként kötelező erővel írják elő a törvények. Más, az adott feladat, célkitűzés megoldását adekvát módon segítő iratféleségek vezetése, készítése az írásbeliség évszázados gyakorlata során alakult ki, és ezeket az egyes szervek saját jól felfogott érdekükben készítik és őrzik meg. Általában azt mondhatjuk, hogy keletkezése pillanatában minden irat fontos (különben nyilván nem is készítenék el) akár egy vállalati közgyűlési jegyzőkönyvről, akár üzleti szerződésről, kisebb vagy nagyobb értékű megrendelésről, számlakivonatról vagy bármi egyéb „esemény", tény (pl. az alkalmazott munkahelyi jelenléte) dokumentálásáról van szó. A legnagyobb mennyiségű irat alighanem a közigazgatási szervek (a központi kormányzati szervek és helyi önkormányzatok) működése során keletkezik. Mint az államigazgatási eljárásról szóló fejezetben részletesen tárgyaltuk, az eljáró hatóság az ügyfél kérelmét - amennyiben nem írásban adta elő - jegyzőkönyvbe foglalja. A kérelmet jogszabályban meghatározott esetekben erre a célra rendszeresített nyomtatványon kell benyújtani. Az ügy intézése során az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról és a szemle elfolytatásáról szintén jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvet a meghallgatott személy, az ügyintéző és a jegyzőkönyvvezető aláírása hitelesíti. Az ügyet általában határozattal kell lezárni. Az államigazgatási szerv tény, állapot vagy egyéb adat igazolására hatósági bizonyítványt, az ügyfél adatainak rendszeres igazolására pedig hatósági igazolványt ad ki (a szerv irattárában természetesen nem ezek, hanem csak tervezeteik, esetenként fogalmazványaik maradnak). Az állampolgárok főbb adatainak, illetve ezek változásainak (születés, házasság, elhalálozás) hivatalos nyilvántartására és tanúsítására hatósági nyilvántartókönyvet, azaz anyakönyvet vezetnek. Választások kitűzését követően választókerületenként, azon belül szavazókörzetenként össze kell állítani a választásra jogosultak
