Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

13. Levéltári technika

laponkénti - levéltári anyag esetében a rendezést a nagyobb levéltári egységtől a kisebb egységig kell folytatni mindaddig, amíg minden egyes iratdarab a helyére nem kerül. Ügyiraton belül az iratok olyan rendben helyezendők el, hogy az első irat legfelül, az utolsó pedig legalul legyen. Az összetartozó iratokat ajánlatos félbehajtott borítóba (palliumba) helyezni. A félbehajtott (fraktúr) ügyiratokat oly módon kell rendezni, hogy kihajtás után az egyes iratok úgy következzenek egymás után, mintha egy kötet vagy füzet lapjai volnának. A fentiek szerint rendezett iratokat jelzeteim' kell. Ideálisnak az tekinthető, ha minden egyes iraton rajta van a teljes jelzet. Ez azonban nagy munkaigénye miatt csak kivételes esetekben (kötetek, oklevelek, térképek) érhető el. A jelzetelésnek legalább középszinten kell megtörténnie. Az egyes köteteket, az egyes ügyiratokat (numerus, alapszám, dosszié stb.) 1-gyel kezdődően oldalszámozni (paginálni) vagy lapszámozni (fóliálni) kell. Csak azokat az oldalakat kell számmal ellátni, amelyeken írás van. A számozást azzal az oldallal/borítólappal kell kezdeni, amelyen a levéltári jelzet olvasható. Az első oldalra rá kell írni a levéltári egység (kötet, ügyirat) legmagasabb oldalszámát is, és azt be kell karikázni. Az oldalszámozást puha grafit ceruzával kell végezni, s az oldalnak mindig ugyanazon részén (lehetőleg jobb felső sarkában) legyenek. Ha a szöveget széles margó határolja, az oldalszám a szöveg közelébe írandó. A paginálás a garancia arra, hogy a levéltári anyag minden írásos oldala filmre kerüljön. Ha a paginálás munkája nincs arányban azzal a kockázattal, hogy esetleg egy-két oldal nem kerül filmre, a paginálástól el lehet tekinteni. Felvételezés és ellenőrzés A filmre vett levéltári anyagban való tájékozódást szolgálják a mikrofilm elejére és végére fényképezett táblák és címcédulák. Az eredeti levéltári anyag esetében egy doboz, csomó vagy kötet kézbevételekor azonnal megállapítható, mely levéltár, mely fondjának, mely állagát (állagrészét) tartjuk kezünkben. A mikrofilmtekercs esetében az iratanyag elé fényképezett tájékoztató táblák adnak eligazítást. A levéltári állagon/állag részen belüli tájékozódást - kisebb egységekre tagolva a felvételek sorát -, a címcédulák szolgálják. A táblák tehát a mikrofilmezendő levéltári fond, állag (állagrész) állandó adatait tartalmazzák, a címcédulák pedig a mikrofilmezésben előrehaladva a soron következő, a levéltári állagon belüli kisebb levéltári egységről adnak tájékoztatást. En-