Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

12. Kutató-és ügyfélszolgálat

Az őrjegyen a kutatásra kért raktári vagy levéltári egység szabatos jelzetét és a kérőlap iktatószámát kell feltüntetni. Minden egyes önállóan kikért raktári vagy levéltári egységről külön őrjegyet kell kiállítani és a kutatás végett kiemelt levéltári anyag őrzési helyére kell elhelyezni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet az anyag kezelője a levéltár kutatási szabályzatában meghatározott módon megsemmisíti. A kutató az általa vizsgált levéltári anyagról, ha az nem esik a levéltári törvény 24. §-ának hatálya alá, fénymásolatot készíttethet. Ha a kért iratanyag másolása és kiadása a törvény előírása szerint érinti a személyiségi jogokat a levéltári anyagról mint jeleztük, csak anonimizált másolat adható ki. Ez azt jelenti, hogy a levéltári anyagot először lemásolják, majd az érintett neveket kifestik, vagy átragasztják, és azt követően az iratot már név nélkül ismételten lemásolják. A kutató a másolatot a fénymásolást megrendelő lapon kérheti. Ez a nyomtatvány a 90 éven belül keletkezett és csak a kutatók által kért fénymásolatok adminisztrációjára szolgál. A nyomtatvány rovatai a következők: a másolat nyilvántartásának a száma, a kérőlap száma, a kért másolat megjelölése (teljes, anonimizált), a fond (állag) jelzete, a raktári egység sorszáma, a másolatban kért iratok tételszerű felsorolása (iktatószám, tételszám, oldalszám, példányszám), a fizetés módja, dátum, a kutató aláírása, az átvétel időpontja végül az aláírás. A fénymásolást megrendelő lapokat a másolatok nyilvántartása elnevezésű iktatókönyvben iktatják. A kutatóterem felügyelőjének nyilvántartást a 90 éven belül keletkezett iratok fénymásolása esetén kell vezetni, melynek a célja, hogy a kutatóteremből másolásra kivitt irat(ok) kezelése pontosan nyomon követhető legyen.