Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
12. Kutató-és ügyfélszolgálat
jelzetét, a kutató aláírását az átvételnél, a kutatótermi felügyelő aláírását az írat viszszavételénél. A kutatás megkezdéséhez a kutatónak érvényes kutatási engedéllyel vagy látogatójeggyel kell rendelkeznie, amiért a kutatási kérelem elnevezésű nyomtatványon folyamodhat. A kérelem tartalmazza a sorszámot, a kutató nevét, címét, telefonszámát, személyi igazolványának a számát, (külföldieknél az útlevélszámot), a kutatás tárgyának pontos meghatározását, a kutatás célját, időhatárát, a kutatást támogató szerv megnevezését. Az új törvény életbelépése óta a kutatási kérelemhez csatolni kell a fentiekben említett támogató nyilatkozatot, valamint egy kutatói nyilatkozatot, melyben az illető kötelezi magát, hogy az iratanyagból megismert, a belőle kigyűjtött személyes adatokat a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 32. §-ában meghatározott módon kezeli, annak megfelelően használja fel. A kérelem elfogadása után a kutató kutatási engedélyt vagy látogató-jegyet kap, mellyel az engedélyezett kutatási témában vizsgálódást folytathat. A levéltáraknak az általuk kiadott kutatási engedélyeket nyilván kell tartaniuk. A kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot mindenkor kérőlap, kísérőlap és őrjegy szabályszerű kitöltésével és benyújtásával a kutatóterem felügyelőjétől kérheti. A kérőlap rovatai a következők: a kérőlap száma, a kérőlap kiállításának a dátuma, a kutató neve, a kért irat jelzete (fond, állag, raktári szám megjelölésével), a kérőlapot átvevő személy aláírása, a reponálást végző személy aláírása, az irat kutatóba érkezésének, majd visszaadásának a dátuma, végül a kutatóterem felügyelőjének az aláírása, és a dátum. A kísérőlapra a levéltári anyaggal kapcsolatos kezelési feljegyzéseket kell rávezetni a kiemelése és visszahelyezése közötti időben, tehát a levéltári anyag kiadásának és visszahelyezésének a keltét, valamint a levéltári anyag mennyiségére vagy állapotára utaló megjegyzéseket. A kísérőlapokat a kutatás tartama alatt végig a levéltári anyag mellett őrzik; majd azokat reponálás után iktatószámuk sorrendjében lerakják, és a következő év elején 30 évre irattárba helyezik. A kísérőlapokat évente újra kezdődő számsorrendben a külön erre a célra rendszeresített kérőlapok nyilvántartása elnevezésű iktatókönyvben iktatják. Ez a nyilvántartás a kutatóteremből kikerült kérőlapok útjának nyomon követését szolgálja.
