Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
11. A segédletek
A levéltár illetékességi körébe tartozó maradandó értékű levéltári anyagot létrehozó iratképzők nyilvántartására szolgál. b) Külső fonddosszié Valamennyi, egyelőre még irattárban őrzött fond törzsszámmal ellátott, dosszié rendszerű nyilvántartása. c) Fondtörzslap A levéltárban, és az illetékességi körébe tartozó szervek irattáraiban őrzött fondokra vonatkozó nyilvántartás. d) Fonddosszié Itt őrzik a fond anyagában végzett levéltári feldolgozó munka során készült belső feljegyzéseket, a levéltári segédletek és nyilvántartások egy-egy hiteles, készítőjük által aláírt, a levéltár pecsétjével ellátott és a vezető által láttamozott példányát, az irattárakból beszállított levéltári anyagra vonatkozó, korábban a szervdoszsziéban őrzött iratokat, az átadás-átvételi jegyzőkönyveket, a selejtezésre, restaurálásra, mikrofilmezésre vonatkozó feljegyzéseket, vagy raktári egységek, amelyekre vonatkozó adatokat tartalmaznak. Szintjük szerint alapszintű, középszintű és darabszintű segédleteket különböztetünk meg. e) Az anyaggyarapodási napló (növedéki napló) Ebben a levéltári intézmények anyaguk gyarapodásának legfontosabb adatait tartják nyilván. A naplóban a következő adatok szerepelnek: a beérkezés kelte, a levéltári anyagot átadó szerv vagy személy teljes neve, postacíme, az átvétel jogcíme, az átvétellel kapcsolatos ügyirat levéltári iktatószáma, az átvett anyag megnevezése, évköre, mennyisége (iratfolyóméterben, kivételes esetekben darabszámban kifejezve), az anyag fondokra és állagokra történt szétválasztás utáni levéltári jelzete. f) A letéti napló a levéltári intézménynek letétekről vezetett ügyviteli nyilvántartás. A letéti naplóban részletezik a levéltárba beérkező, valamint a visszaadott levéltári iratanyagot. g) Az anyagfogyási (fogyatéki) napló az a levéltári ügyviteli irat, melyet a levéltári intézmények a levéltári iratanyagukban a működésük során bekövetkezett fogyás dokumentálása végett vezetik. A levéltár ebben a naplóban tartja nyilván az állományából valamilyen okból véglegesen kikerülő és ezért a törzskönyvből is kivezetett nem letéti levéltári anyagot.
