Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
10. A levéltári selejtezés
- Az irat eredetiségére. Az eredeti aláírással, pecséttel ellátott tisztázati példány megőrzését előnyben kell részesíteni a másolatokkal szemben, ami természetesen nem jelentheti azt, hogy az irat létrehozásának folyamatát tükröző fogalmazványi példány feltétlenül kiselejtezendő lenne. - Az irat kiállításának formájára, díszes, esetleg művészi voltára. A fentieken kívül megőrzésre érdemesnek szoktuk ítélni az egyébként nem jelentős, de tömegesen előforduló - ezért az adott időszak problémáit jelző - típusügyek irataiból is bizonyos mintadarabokat. A selejtezhetőnek minősített iratcsoportból is meg szoktunk tartani olyan iratokat, amelyek jelentős személyekre vonatkoznak, továbbá amelyek néprajzi, művelődéstörténeti szempontból érdekesek vagy egyszerűen jellemző adatokat tartalmaznak az adott korszak mindennapi életére vonatkozóan. A selejtezés szintjei Megkülönböztetünk fondszintű, állag-, sorozat-, tétel-, ügyiratszintű, végül iratszintű selejtezést. A fondképzőket általában három kategóriába oszthatjuk: vannak levéltári értékhatár alá eső szervek, amelyek iratai közül semmi sem kerül levéltárba, vannak továbbá olyan fondok, amelyeknek csak bizonyos fajta irataira tart számot a levéltár, vannak végül olyan fondok, amelyeknek iratait a levéltár - megfelelő átselejtezés után - köteles átvenni és megőrizni. Korábban levéltári megőrzésbe kerülhettek esetenként olyan fondok is, amelyeket ma értékhatár alattinak minősítünk. Ha ilyen fondok iratanyagát mindenestől kiselejtezzük fondszintű vagy alapszintű selejtezésről beszélünk. Csak nagy számban működő típusos, a termelésben vagy az igazgatásban jelentős szerepet nem játszó alsószintű szervek fondjai selejtezhetők ki teljes egészükben. Nem szabad azonban fondszintű selejtezést végezni egyedi sajátosságú szervek fondjai esetében akkor sem, ha csak kevés és működésére vonatkozóan esetleg nem is a legjellemzőbb iratok maradtak fenn. Ilyen esetben a megmaradt iratok a fond „emlékét" hivatottak megőrizni. A levéltárba került fondok egy részében vannak olyan sorozatok, amelyek az ügyiratok egyenkénti megvizsgálása nélkül egyszerűen kiselejtezhetek. A községek fondjaiból pl. kiselejtezhetők az adófizetéseket nyilvántartó naplók (amennyiben az adófőkönyvek megvannak), a községi pénztárnaplók (ha a főkönyvek megvannak).
