Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

9. A levéltári rendezés

pertinencia alapján lehet pl. egy községre vonatkozó iratok gyűjteményét létrehozni. Az időbeli pertinencia alapján gyűjthetik egybe pl. az 1848/1949-re vonatkozó iratokat. A tárgyi pertinencia alapján alakíthatják ki pl. az országgyűlésre vonatozó iratok gyűjteményét. A fondok kialakításának, a levéltári anyag elsődleges rendszerezésének elvei és módszerei az elmúlt évszázadok alatt alakultak ki, hosszan tartó fejlődés során tisztázódtak. A levéltári gyakorlatban hosszú évszázadokig a pertinencia elve érvényesült, a proveniencia elve viszonylag igen későn vált elfogadottá. A hazai gyakorlatban ez az 1910-es évekre tehető, amikor Csánki Dezső lett a Magyar Országos Levéltár vezetője. Rendezési alapok A rendszerezési elveknek - mint láttuk - a fondok kialakításánál van szerepük, a rendezési (=tagolási) alap pedig az a tényező, melynek figyelembe vételével a levéltárak a tényleges rendezési munkát végzik. A legfontosabb rendezési alapok a következők: - Történeti alap, melynek érvényesítésénél a levéltári anyag történeti kialakulását veszik figyelembe (ezt a rendszerezést a fondoknál nagyobb levéltári egységek kialakításánál érvényesítik). - Funkcionális alap, melynek érvényesítésénél az iratképző szerv vagy személy funkcióját, hatáskörét, ügykörét veszik figyelembe (szervtipológiai alapnak is nevezik). Ezen az alapon történik általában a fondok, illetve állagok csoportosítása. - Tárgyi alap, amelynek érvényesítésénél egyrészt nagyobb levéltári egységeket bontanak kisebb egységekre, másrészt kisebb egységeket vonnak össze nagyobb egységekbe. (Fondokat vagy állagokat tételekre bontják, és a tételeket nagyobb egységekbe, sorozatokba vonják össze.) - Területi alap, amelynek érvényesítésénél azt tekintik irányadónak, hogy a levéltári anyag milyen területtel van kapcsolatban, milyen területre vonatkozik (ezt a rendszerezést alkalmazzák pl. a térképek esetében. - Személyi alap, amelynek érvényesítésénél azokat a személyeket veszik figyelembe, akikre a levéltári anyag vonatkozik (főleg családi iratoknál). - Iratfajtai alap, amelynek érvényesítésénél a levéltári anyag fajtája az irányadó (pl. oklevél, számadás stb.)